Tóm tắt Luận văn Nâng cao chất lượng công tác văn thư lưu trữ tại ủy ban nhân dân cấp xã, huyện Phú Vang, tỉnh Thừa Thiên Huế

c thực trạng về bố trí nhân sự, trình độ chuyên môn nghiệp vụ, cơ sở vật chất đảm bảo thực hiện công tác VTLT tại UBND cấp xã trên địa bàn huyện, từ đó đưa ra những dẫn chứng và đánh giá việc bố trí nhân lực, vật lực phục vụ công tác này. 6. Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của luận văn Về ý nghĩa lý luận: Luận văn khái quát chung về công tác VTLT, hệ thống và cung cấp những kiến thức về công tác VTLT và những tiêu chí đánh giá chất lượng công tác này. Về ý nghĩa thực tiễn: Luận văn đánh giá thực trạng việc thực hiện công tác VTLT tại UBND cấp xã trên địa bàn huyện Phú Vang và từ đó đưa ra những kiến nghị, đề xuất giải pháp nâng cao chất lượng công tác VTLT tại đây. 7. Kết cấu của luận văn Ngoài phần mở đầu, phần kết luận và danh mục tài liệu tham khảo, Luận văn gồm 3 Chương. Chương 1: Khái quát chung về công tác văn thư, lưu trữ. Chương 2: Thực trạng công tác văn thư, lưu trữ tại UBND cấp xã, huyện Phú Vang, tỉnh Thừa Thiên Huế. Chương 3: Một số giải pháp nâng cao chất lượng công tác văn thư, lưu trữ tại UBND cấp xã, huyện Phú Vang, tỉnh Thừa Thiên Huế. Chương 1 KHÁI QUÁT CHUNG VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ 1.1. Công tác văn thư 1.1.1. Khái niệm Công tác văn thư là hoạt động đảm bảo cung cấp thông tin bằng văn bản phục vụ công tác quản lý, điều hành hoạt động ở các cơ quan, bao gồm các công việc về soạn thảo và ban hành văn bản, tổ chức quản lý và giải quyết văn bản, quản lý và sử dụng con dấu. 1.1.2. Đặc điểm công tác văn thư Công tác văn thư mang tính chất nghiệp vụ, kỹ thuật Công tác văn thư mang tính chính trị 6 Công tác văn thư liên quan đến nhiều cán bộ, công chức, viên chức trong cơ quan, tổ chức Công tác văn thư bao gồm nhiều việc đan xen trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức 1.1.3. Vai trò của công tác văn thư trong hoạt động của cơ quan, tổ chức Làm tốt công tác văn thư sẽ góp phần đảm bảo cung cấp đầy đủ thông tin cho hoạt động quản lý, điều hành, nâng cao năng suất, chất lượng công tác của các cơ quan, tổ chức. Quản lý tốt văn bản - một nội dung của công tác văn thư, không những đảm bảo đủ thông tin cho hoạt động quản lý mà còn làm chủ được việc cung cấp những thông tin cần thiết cho hoạt động quản lý của cơ quan, tổ chức, góp phần giải quyết công việc một cách nhanh chóng, chính xác, năng suất, chất lượng, đúng chính sách, đúng chế độ, hạn chế được bệnh quan liêu giấy tờ, giảm bớt các thủ tục hành chính không cần thiết. Thực hiện công tác văn thư góp phần giữ gìn các bằng chứng pháp lý, thực hiện công tác văn thư góp phần giữ gìn các bằng chứng pháp lý, quản lý tốt văn bản là đảm bảo giữ lại đầy đủ các chứng cứ về mọi mặt hoạt động của cơ quan cũng như hoạt động của các cá nhân ở các cương vị khác nhau 1.1.4. Những yêu cầu cần đảm bảo đối với công tác văn thư 1.1.4.1. Nhanh chóng 1.1.4.2. Chính xác 1.1.4.3. Bí mật 1.1.4.4. Hiện đại 1.1.5. Những yếu tố tác động, ảnh hưởng tới chất lượng công tác văn thư Công tác văn thư là một trong những công tác không thể thiếu trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức, đây là một công tác liên quan đến nhiều bộ phận, nhiều cá nhân và cũng là công tác thường xuyên diễn ra, chính vì vậy có rất nhiều yếu tố tác động, ảnh hưởng tới chất lượng của công tác này: Môi trường làm việc; Yếu tố trang thiết bị và khoa học kỹ thuật; Trình độ của cán bộ làm công tác văn thư. Ngoài các yếu tố trên, thì quy trình, thủ tục làm việc, văn hóa công sở, cơ sở vật chất, năng lực của người làm công tác văn thư cũng có tác động, ảnh hưởng không nhỏ đến chất lượng công tác này. 7 1.1.6. Những nội dung cơ bản của công tác văn thư 1.1.6.1. Soạn thảo và ban hành văn bản Văn bản là phương tiện được sử dụng chủ yếu trong quản lý, điều hành, công tác văn thư bằng việc tham gia trực tiếp vào việc xây dựng và ban hành văn bản phải đảm bảo cho các văn bản được ban hành đúng với quy định về thể thức văn bản và các quy trình soạn thảo và ban hành văn bản. 1.6.1.2. Quản lý và giải quyết văn bản Quản lý và giải quyết văn bản trong hoạt động của cơ quan bao gồm quản lý văn bản đến, quản lý văn bản đi và tổ chức giải quyết văn bản vào theo dõi việc giải quyết văn bản. 1.6.1.3. Quản lý và sử dụng con dấu Con dấu là một trong những công cụ quan trọng để thực hiện công tác quản lý nhà nước, trong hoạt động của cơ quan, văn bản ban hành được đảm bảo giá trị pháp lý bằng một yếu tố thể thức quan trọng là con dấu, chính vì vậy tổ chức quản lý và sử dụng con dấu cũng là một nội dung hết sức quan trọng của công tác văn thư. 1.6.1.4. Lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan Việc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ của các cơ quan, tổ chức, là khâu cuối cùng và hết sức quan trọng của công tác văn thư, làm tốt công tác lập hồ sơ sẽ góp phần quan trọng trong việc giữ gìn bí mật của cơ quan, tổ chức, hạn chế được văn bản, giấy tờ không có giá trị và không bỏ sót những hồ sơ quan trọng. Nội dung của công tác lập hồ sơ bao gồm: Mở hồ sơ, thu thập văn bản vào hồ sơ, kết thúc và biên mục hồ sơ. 1.2. Công tác lưu trữ 1.2.1. Khái niệm Có thể hiểu “Hoạt động lưu trữ là hoạt động thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị, bảo quản, thống kê và sử dụng tài liệu lưu trữ” [21, 1] 1.2.2. Sự cần thiết phải thực hiện công tác lưu trữ Công tác lưu trữ ra đời là do đòi hỏi khách quan đối với việc bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu. Dựa trên những thông tin được lưu trữ có thể nghiên cứu, tìm ra quy luật vận động, từ đó dự báo về xu hướng phát triển của vấn đề trong tương lai, nhất là sự vận động của đối tượng chịu sự tác động của văn bản đang soạn thảo, từ đó tìm ra các quy luật vận động chung để định hướng. 8 Thông qua tài liệu lưu trữ, có thể đánh giá nội dung của các giai đoạn trước, đánh giá những thành công, thất bại, tìm hiểu nguyên nhân để kế thừa những yếu tố hợp lý, phát huy những giá trị tích cực, hạn chế đến mức thấp nhất các tiêu cực. Làm tốt công tác lưu trữ sẽ làm thúc đẩy công tác văn thư, hành chính, công tác văn phòng đạt hiệu quả, nâng cao hiệu quả hoạt động của các cơ quan, tổ chức. 1.2.3. Tính chất của công tác lưu trữ 1.2.3.1. Tính khoa học 1.2.3.2. Tính cơ mật 1.2.3.3. Tính xã hội. 1.2.4. Yêu cầu đối với công tác lưu trữ. 1.2.4.1. Tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ. 1.2.4.2. Bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ 1.2.4.3. Tổ chức khai thác và sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ 1.2.5. Những nội dung nghiệp vụ của công tác lưu trữ 1.2.5.1. Phân loại tài liệu 1.2.5.2. Đánh giá tài liệu lưu trữ. 1.2.5.3. Bổ sung tài liệu lưu trữ 1.2.5.4. Thống kê và kiểm tra tài liệu lưu trữ 1.2.5.5. Chỉnh lý tài liệu lưu trữ 1.2.5.6. Tổ chức bảo quản tài liệu lưu trữ 1.2.5.7. Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ 1.3. Chất lượng công tác văn thư, lưu trữ 1.3.1. Khái niệm chất lượng và chất lượng công tác văn thư, lưu trữ Trên cơ sở khái niệm chất lượng, có thể hiểu chất lượng công tác văn thư, lưu trữ chính là hệ thống các yếu tố cấu thành giá trị của công tác văn thư lưu trữ, đáp ứng việc thực hiện tốt các nội dung và yêu cầu của công tác văn thư, lưu trữ đối với từng cơ quan, tổ chức trong từng thời điểm nhất định. 9 1.3.2. Các tiêu chí đánh giá chất lượng công tác văn thư, lưu trữ 1.3.2.1. Cung cấp thông tin chính xác, đầy đủ, kịp thời 1.3.2.2. Bảo đảm tính bảo mật 1.3.2.3. Khả năng phối hợp chặt chẽ của công tác văn thư và công tác lưu trữ 1.3.2.4. Bảo đảm tính pháp lý cho các văn bản, tài liệu của đơn vị 1.3.2.5. Đảm bảo an toàn cho các văn bản, tài liệu 1.3.2.6. Khả năng ứng dụng công nghệ thông tin Chương 2 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ TẠI UBND CẤP XÃ, HUYỆN PHÚ VANG, TỈNH THỪA THIÊN HUẾ. 2.1. Khái quát về UBND cấp xã và bộ phận văn thư, lưu trữ cấp xã tại huyện Phú Vang, tỉnh thừa Thiên Huế 2.1.1. Khái quát về UBND cấp xã tại huyện Phú Vang 2.1.1.1. Vị trí, chức năng 2.1.1.2. Nhiệm vụ và quyền hạn 2.1.1.3. Cơ cấu tổ chức bộ máy 2.1.1.4. Các mối quan hệ công việc Quan hệ với Ủy ban nhân dân huyện và cơ quan chuyên môn cấp huyện Quan hệ với Đảng ủy xã Quan hệ với Hội đồng nhân dân xã Quan hệ với Mặt trận Tổ quốc Việt Nam và các đoàn thể nhân dân cấp xã Quan hệ giữa Ủy ban nhân dân xã với Trưởng thôn 10 2.1.2. Về bộ phận văn thư, lưu trữ cấp xã tại huyện Phú Vang 2.1.2.1. Vị trí, vai trò của bộ phận 2.1.2.2. Công tác tổ chức nhân sự của bộ phận Điều 9 Thông tư 02/2010/TT-BNV ngày 28/4/2010 của Bộ Nội vụ hướng dẫn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức của tổ chức văn thư, lưu trữ Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ và UBND các cấp quy định: “Tại Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn bố trí công chức kiêm nhiệm làm văn thư, lưu trữ” và “Người làm văn thư, lưu trữ phải có đủ tiêu chuẩn nghiệp vụ theo quy định của pháp luật và thực hiện nhiệm vụ theo hướng dẫn chuyên môn của Sở Nội vụ” [3]. Theo số liệu của Phòng Nội vụ huyện Phú Vang, tính đến cuối năm 2017, ở 20 xã, thị trấn có 5 xã, 1 thị trấn bố trí Công chức Văn phòng Thống kê kiêm nhiệm công tác VTLT, 11 xã, 1 thị trấn bố trí cán bộ bán chuyên trách đảm nhiệm công tác VTLT, 01 xã bố trí công chức địa chính kiêm nhiệm VTLT và 01 xã bố trí Công chức văn hóa xã hội kiêm nhiệm chức danh VTLT. 30% 60% 10% Bố trí Công chức VPTK kiêm nhiệm công tác văn thư, lưu trữ Bố trí bán chuyên trách phụ trách văn thư, lưu trữ Bố trí công chức khác 2.1. Biểu đồ bố trí nhân sự phụ trách văn thư, lưu trữ ở UBND cấp xã trên địa bàn huyện Phú Vang ( Nguồn: Phòng Nội vụ huyện Phú Vang - 2017) 11 Theo đó, tại UBND các xã, thị trấn thuộc huyện Phú Vang, có 06 đơn vị bố trí Công chức Văn phòng Thống kê kiêm nhiệm công tác VTLT, chiếm tỷ lệ 30%, 12 đơn vị bố trí cán bộ bán chuyên trách đảm nhiệm công tác này, chiếm tỷ lệ 60% và 02 đơn vị bố trí công chức khác kiêm nhiệm, chiếm tỷ lệ 10%. Số lượng người làm công tác VTLT Trình độ chuyên môn người làm công tác VTLT Tổng VT- LT bán chuyên trách Công việc khác kiêm VTLT Trong đó Đúng chuyên ngành Không đúng chuyên ngành Tổng cộng Trong đó Tổng cộng Trong đó ĐH CĐ TC ĐH CĐ TC 20 12 8 12 0 0 12 8 8 0 0 2.2. Bảng tổng hợp số lượng, chất lượng người làm công tác văn thư lữu trữ tại UBND cấp xã trên địa bàn huyện Phú Vang – Nguồn Phòng Nội vụ huyện Phú Vang. 2.2. Thực trạng công tác văn thư, lưu trữ tại UBND cấp xã, huyện phú vang, tỉnh Thừa Thiên Huế 2.2.1. Thực trạng công tác văn thư 2.2.1.1. Về công tác soạn thảo và ban hành văn bản 2.2.1.2. Quản lý và giải quyết văn bản đến 2.2.1.3. Quản lý và sử dụng con dấu. 2.2.1.4. Lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan. 2.2.2. Thực trạng công tác lưu trữ. 2.2.2.1. Thu thập, tiếp nhận tài liệu lưu trữ. 2.2.2.2. Xác định giá trị tài liệu 2.2.2.3. Bảo quản tài liệu lưu trữ 2.2.2.4. Chỉnh lý tài liệu lưu trữ 2.2.2.5. Khai thác tài liệu lưu trữ 2.3. Đánh giá chung 2.3.1. Ưu điểm 2.3.1.1. Công tác văn thư 12 Đối với công tác văn thư ở cấp xã trên địa bàn huyện, trong những năm qua đã được huyện, tỉnh quan tâm hỗ trợ về thiết bị, tổ chức tập huấn về chuyên môn, nghiệp vụ . Tại các xã, thị trấn của huyện, đều đã xây dựng và đưa vào áp dụng Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO TCVN 9001:2015. Việc ứng dụng các phần mềm trong công tác văn thư cũng đã được quan tâm hơn so với giai đoạn trước, các phần mềm quản lý văn bản và điều hành, phần mềm tác nghiệp đã được cấp huyện quan tâm, triển khai cho các xã, thị trấn trên địa bàn, tuy chưa tạo được thói quen và khả năng ứng dụng để khai thác các tiện ích của phần mềm nhưng đây cũng là cơ sở cần thiết để không ngừng hiện đại hóa công tác văn thư tại các xã, thị trấn trên địa bàn trong thời gian đến. 2.3.1.2. Công tác lưu trữ. Các xã, thị trấn đã có sự quan tâm đáng kể cho công tác lưu trữ, nhiều xã đã bố trí kho lưu trữ hợp lý, có diện tích đảm bảo để phục vụ công tác này, chuẩn bị đầy đủ các loại kẹp để chứa hồ sơ, tài liệu theo các lĩnh vực: 2.7. Lưu trữ tại xã Vinh Hà Nhiều xã đã thực hiện nghiêm túc việc quán triệt và thực hiện các quy định về công tác lưu trữ, xây dựng và tổ chức thực hiện quy chế công tác lưu trữ, nội quy sử dụng tài liệu lưu trữ theo quy định. 2.3.2. Tồn tại, hạn chế 2.3.2.1. Công tác văn thư 2.3.2.2. Công tác lưu trữ 13 2.3.3. Nguyên nhân của những tồn tại, hạn chế Việc phổ biến các quy định của pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ còn chưa được quan tâm đúng mức, tại các xã, khi có các văn bản mới về hướng dẫn một số khâu nghiệp vụ trong công tác văn thư, lưu trữ thì vẫn không tổ chức quán triệt, cấp huyện cũng không tiến hành hướng dẫn, do vậy người làm công tác văn thư, lưu trữ chủ yếu phải tự nghiên cứu văn bản được ban hành và áp dụng, do đó tồn tại cách làm việc theo quán tính trong việc thực hiện các khâu nghiệp vụ, không đảm bảo theo quy định hiện hành. 2.14. Tập huấn nghiệp vụ văn thư lưu trữ năm 2017 tại huyện Phú Vang 2.4. Đánh giá chất lượng công tác văn thư, lưu trữ ở UBND cấp xã, huyện Phú Vang, tỉnh Thừa Thiên Huế 2.4.1. Cung cấp thông tin chính xác, đầy đủ, kịp thời Tại UBND cấp xã trên địa bàn huyện, công tác VTLT về cơ bản đã thực hiện tốt việc cung cấp thông tin một cách chính xác và đầy đủ, đáp ứng yêu cầu quản lý, điều hành của chính quyền cấp xã. Thông qua các khâu nghiệp vụ, công tác văn thư đảm bảo việc cung cấp đầy đủ các văn bản đến, theo đúng thời gian để lãnh đạo và các bộ phận chuyên môn xử lý, đồng thời thực hiện tốt việc tham mưu ban hành văn bản quản lý theo phân cấp, giúp UBND cấp xã thực hiện tốt việc tổ chức thực hiện nhiệm vụ được giao, việc lưu trữ các văn bản đi, văn bản đến trước khi nộp vào lưu trữ cơ quan cũng là nguồn thông tin quý giá giúp cho quá trình quản lý, điều hành được diễn ra thông suốt, không bị chồng chéo. 14 Công tác lưu trữ với việc đảm bảo lưu giữ lại các hồ sơ, tài liệu, cung cấp thông tin trong quá khứ, liên quan đến hoạt động của đơn vị cũng góp phần không nhỏ trong việc đảm bảo quá trình chỉ đạo, điều hành của chính quyền cấp xã, mặc dù vậy, do tài liệu lưu trữ ở nhiều xã trên địa bàn huyện vẫn còn phân tán tại các bộ phận chuyên môn nên việc cung cấp thông tin trong công tác lưu trữ vẫn chưa tập trung. 2.4.2. Bảo đảm tính bảo mật Bảo mật trong công tác VTLT là một yêu cầu hết sức quan trọng, có những văn bản, tài liệu liên quan đến quản lý, điều hành của chính quyền cấp xã hoặc văn bản, tài liệu cấp trên gửi đến mà chỉ có những đối tượng nhất định được tiếp cận, do vậy người làm công tác văn thư phải thực hiện tốt các khâu nghiệp vụ theo quy định, tránh để lộ lọt tài liệu ngay trong cơ quan, tổ chức và lộ lọt tài liệu, thông tin mật ra bên ngoài. Đối với công tác văn thư, ở các xã trên địa bàn đã làm tốt công tác bảo mật trong việc xử lý văn bản đến, đảm bảo các văn bản mật được giao đúng đối tượng, đúng thời gian quy định, tuy nhiên trong công tác soạn thảo và ban hành văn bản vẫn chưa làm tốt công tác quản lý số lượng văn bản đi, nhiều văn bản trong quá trình phát hành còn xảy ra tình trạng nhân bản quá số lượng, không kiểm soát được số lượng văn bản đi. Việc sử dụng tài liệu lưu trữ ở một số xã cũng còn tùy tiện, chưa có cách thức quản lý riêng cho các tài liệu mật, tài liệu mật vẫn được lưu trữ với các tài liệu thông thường, do đó rất khó khăn trong quá trình quản lý và đảm bảo tính bảo mật thông tin. Việc soạn thảo văn bản mật được thực hiện trên máy tính có nối mạng internet, việc sao văn bản mật tại các xã còn được tiến hành ở nơi chưa đảm bảo. 2.4.3. Khả năng phối hợp chặt chẽ của công tác văn thư và công tác lưu trữ Công tác văn thư và công tác lưu trữ luôn có ảnh hưởng và tác động qua lại lẫn nhau ở bất kỳ cơ quan, tổ chức nào, đối với UBND 15 cấp xã trên địa bàn huyện cũng vậy, sự tác động của công tác văn thư thông qua việc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan có ảnh hưởng rất lớn đến lưu trữ và ngược lại, nếu lưu trữ không đảm bảo lưu giữ đầy đủ, chính xác, an toàn các hồ sơ, tài liệu, đáp ứng khả năng khai thác thông tin thì công tác văn thư sẽ không được cung cấp thông tin một cách chính xác để phục vụ quá trình quản lý, điều hành của chính quyền cấp xã. Đối với các xã trên địa bàn huyện, công tác văn thư và lưu trữ mặc dù các xã đã giao cho 01 cá nhân phụ trách, tuy nhiên xét về tổng thể công tác văn thư, lưu trữ là nhiệm vụ thường xuyên của tất cả cán bộ, công chức cấp xã, mỗi người đều có trách nhiệm cụ thể trong việc lập hồ sơ, giao nộp hồ sơ vào lưu trữ, và ngược lại, hồ sơ, tài liệu được lưu trữ sẽ cung cấp thông tin để các bộ phận chuyên môn thực hiện tham mưu một cách chính xác, đầy đủ, kịp thời cho lãnh đạo UBND xã đối với lĩnh vực phụ trách. Khả năng phối hợp của công tác văn thư và công tác lưu trữ tại các xã trên địa bàn huyện vẫn chưa thật sự đạt hiệu quả cao 2.4.4. Đảm bảo tính pháp lý cho các văn bản, tài liệu Ở các xã trên địa bàn huyện, trong việc đảm bảo tính pháp lý cho các văn bản, tài liệu cơ bản được thực hiện tốt, các xã đã thực hiện tốt việc nghiên cứu các văn bản pháp luật hiện hành để xây dựng các văn bản quản lý nhà nước trên lĩnh vực được giao. Đa số các văn bản được ban hành đúng thẩm quyền, đúng trình tự. Tuy nhiên đối với công tác soạn thảo văn bản, việc bố trí các thành phần thể thức vẫn còn nhiều sai sót, làm ảnh hưởng đến chất lượng văn bản 2.4.5. Đảm bảo an toàn cho các văn bản, tài liệu Không thể có công tác VTLT chất lượng khi các văn bản, tài liệu không được đảm bảo an toàn, an toàn ở đây bao gồm an toàn thông tin và an toàn trong bảo quản và sử dụng tài liệu. Đối với các xã trên địa bàn, việc đảm bảo an toàn cho các văn bản, tài liệu vẫn chưa được quan tâm thực hiện một cách hợp lý. 16 Công tác văn thư trong việc thực hiện các khâu nghiệp vụ như soạn thảo, ban hành văn bản, quản lý văn bản đến vẫn có nguy cơ lộ, lọt thông tin. Đối với việc quản lý văn bản đến, văn bản đi, do bố trí phòng làm việc của người làm công tác văn thư ở các vị trí không phù hợp, thường là nơi đặt máy photocopy dùng chung cho cơ quan, nên số lượt đến hàng ngày là rất lớn, do vậy cũng tiềm ẩn nguy cơ mất an toàn cho các văn bản. Đối với đảm bảo an toàn cho tài liệu, nhất là tài liệu trong kho lưu trữ, hiện nay nhiều xã không có kho lưu trữ, hoặc có nhưng bố trí không hợp lý, trang thiết bị không đầy đủ, nên nguy cơ hư hỏng, mất mát tài liệu là rất lớn. 2.4.6. Khả năng ứng dụng công nghệ thông tin Việc ứng dụng CNTT trong văn thư hiện nay tại các xã trên địa bàn huyện đang được đẩy mạnh, trong công tác văn thư, đã đưa vào áp dụng các phần mềm dùng chung, nhiều xã đã chủ động trong việc đưa các phần mềm vào thực tế, hỗ trợ tích cực trong thực hiện các khâu nghiệp vụ của công tác văn thư, hạn chế được việc chuyển giao, phát hành văn bản bằng giấy. Đã xây dựng được hệ thống mạng LAN, kết nối các xã, thị trấn với UBND huyện và các cơ quan liên quan góp phần quản lý và khai thác hiệu quả các văn bản, tài liệu. Đối với công tác lưu trữ, việc ứng dụng CNTT vẫn chưa được chú trọng thực hiện, việc số hóa hồ sơ, tài liệu vẫn chưa được quan tâm thực hiện. Bên cạnh đó, mặc dù hiện nay về cơ bản, các xã, thị trấn đã có hệ thống máy tính đáp ứng yêu cầu và được cung cấp các phần mềm dùng chung nhưng khả năng ứng dụng CNTT của một bộ phận cán bộ, công chức cấp xã còn hạn chế nên chưa phát huy được sự hỗ trợ của máy tính và các phần mềm. 17 Chương 3 MỘT SỐ GIẢI PHÁP NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN CẤP XÃ, HUYỆN PHÚ VANG, TỈNH THỪA THIÊN HUẾ 3.1. Các giải pháp nâng cao chất lượng công tác văn thư, lưu trữ tại UBND cấp xã, huyện Phú Vang, tỉnh Thừa Thiên Huế 3.1.1. Đẩy mạnh việc phổ biến và hoàn thiện các quy định pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ Trên cơ sở Luật Lưu trữ và các văn bản của Trung ương về công tác VTLT và các văn bản chỉ đạo, các quy định của cấp trên thì UBND cấp xã phải tích cực, chủ động tổ chức tuyên truyền, có biện pháp để hướng dẫn, triển khai thực hiện một cách đồng bộ, có chiều sâu để cán bộ, công chức quan tâm thực hiện đúng quy định. Bên cạnh đó, hiện nay tại các xã, thị trấn trên địa bàn đã áp dụng bộ tiêu chuẩn ISO 9001:2015 trong công tác VTLT, tuy nhiên để áp dụng thì những vấn đề thuộc nghiệp vụ VTLT cần được quy định cụ thể, chi tiết. Bởi lẽ, khi hệ thống quản lý chất lượng theo mô hình ISO đã đi vào hoạt động thì mọi thay đổi dù rất nhỏ trong các văn bản quản lý ngành cũng ảnh hưởng đến quá trình hoạt động của hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO, chính vì vậy, cơ sở pháp lý chưa thống nhất là một trở ngại lớn cho việc áp dụng ISO 9001:2015trong công tác VTLT. Tổ chức thực hiện tốt việc xây dựng, phổ biến và thực hiện Quy chế, kế hoạch công tác VTLT tại UBND xã, xem đây là căn cứ quan trọng để thực hiện tốt các nội dung của công tác này. 3.1.2. Nâng cao nhận thức của cán bộ, công chức, về vai trò, vị trí của công tác văn thư, lưu trữ Cần xác định VTLT có ảnh hưởng trực tiếp, toàn diện đến tất cả các hoạt động của UBND cấp xã, từ quản lý, điều hành đến tổ chức thực hiện các nhiệm vụ được giao, mỗi một cá nhân trong tập thể UBND xã là một mắc xích để cùng thực hiện tốt công tác VTLT. Khi một cá nhân không đảm bảo thực hiện tốt các nội dung liên quan 18 đến công việc được giao, sẽ trực tiếp ảnh hưởng đến công tác VTLT và ngược lại, khi công tác VTLT không đảm bảo thì trước mắt hoặc lâu dài sẽ có tác động ngược lại đối với hoạt động của đơn vị. 3.1.3. Tổ chức các lớp đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ văn thư, lưu trữ Muốn thực hiện tốt công tác VTLT, cán bộ làm công tác VTLT nói riêng và cán bộ, công chức cấp xã nói chung phải được trang bị các kiến thức và kỹ năng cơ bản về soạn thảo văn bản, kiến thức tin học, ngoại ngữ, khả năng nghiên cứu văn bản mới đáp ứng được yêu cầu nhiệm vụ trong từng giai đoạn, đồng thời phải không ngừng rèn luyện, học hỏi và tiếp cận những thay đổi trong lĩnh vực phụ trách. Cần có sự đánh giá về hiệu quả tổ chức các lớp tập huấn, để có phương pháp cụ thể nhằm nâng cao chất lượng tập huấn trong từng thời điểm, chú trọng hướng vào những vấn đề, những bất cập, khó khăn, vướng mắc trong thực hiện các khâu nghiệp vụ, những công việc đã được làm tốt thì không nên đưa vào nội dung tập huấn, chú trọng đến các mặt tồn tại, những việc chưa thực hiện được hoặc thực hiện nhưng vẫn còn nhiều thiếu sót. 3.1.4. Ứng dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2015 trong công tác văn thư, lưu trữ Áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001: 2015 vào công tác VTLT nhằm xây dựng và thực hiện các quy trình xử lý công việc hợp lý, phù hợp với yêu cầu của tiêu chuẩn TCVN ISO 9001: 2015. Đồng thời cũng tạo điều kiện để kiểm soát được quá trình giải quyết công việc trong nội bộ cơ quan, thông qua đó từng bước nâng cao chất lượng và hiệu quả của công tác quản lý và việc thực hiện các nghiệp vụ VTLT. Việc áp dụng các yêu cầu của hệ thống quản lý chất lượng cần được áp dụng cho các quy trình sau của công tác VTLT: Quy trình soạn thảo, ban hành và giải quyết văn bản; Quy trình quản lý văn bản đi đến; Quy trình lập và quản lý hồ sơ, nộp vào lưu trữ cơ quan, trong đó có việc xác định giá trị và thời hạn bảo quản tài liệu; 19 Quy trình thu thập và bổ sung tài liệu; Quy trình phân loại tài liệu phông lưu trữ; Quy trình xác định giá trị tài liệu; Quy trình chỉnh lý tài liệu; Quy trình phục vụ, khai thác sử dụng tài liệu; Quy trình tu bổ, chụp microfilm lập bản sao bảo hiểm tài liệu lưu trữ Việc xây dựng và áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2015 gắn với việc xây dựng, thực hiện các quy trình làm việc khoa học, hiệu quả, xác định rõ trách nhiệm của từng cá nhân, đơn vị trong quá trình thực thi công việc nhằm đảm bảo chất lượng và hiệu quả của công tác VTLT góp phần vào việc nâng cao hiệu lực và hiệu quả công tác quản lý nhà nước trên địa bàn. Trong thời gian đến để tiếp tục quy trình hóa các khâu nghiệp vụ nhằm nâng cao hơn nữa chất lượng công tác VTLT, tùy theo điều kiện của từng xã, thị trấn cần xem xét để bổ sung các quy trình phù hợp để tổ chức thực hiện đảm bảo. Trong việc áp dụng hệ thống quản lý chất lượng đối với công tác VTLT, cần chú trọng xem xét, đánh giá sự không phù hợp để đề xuất sửa đổi, mỗi một cá nhân trong UBND xã cũng cần phát huy vai trò tự kiểm tra, tự đánh giá để hoàn chỉnh các quy trình theo hướng tối ưu nhất. 3.1.5. Tăng cường nhân lực, cơ sở vật chất phục vụ công tác văn thư, lưu trữ Cần chú trọng xây dựng đội ngũ làm công tác VTLT có đạo đức phẩm chất tốt, đảm bảo chất lượng, đáp ứng yêu cầu công việc của cơ quan, có tiêu chuẩn về trình độ chuyên môn đúng theo quy định, không nên bố trí một cách vô điều kiện, kiêm nhiệm