Tóm tắt Luận văn Tổ chức quản lý hồ sơ hành chính ở UBND thành phố Ninh Bình thực trạng và giải pháp

tạp chí Thông tin lý luận, tạp 7 chí Quản lý nhà nước Theo hướng nghiên cứu này, lý thuyết về cải cách thủ tục hành chính và hồ sơ hành chính nói chung được giải quyết khá toàn diện và triệt để. Tuy nhiên có rất ít đề tài nghiên cứu sâu, riêng về hồ sơ hành chính. - Hướng nghiên cứu vận dụng lý luận vào thực tiễn nhằm làm sáng tỏ lý luận hoặc vận dụng lý luận để giải quyết các vấn đề thực tiễn và đưa ra một số đề xuất. Các kết quả nghiên cứu thường thể hiện trong các tạp chí chuyên ngành, thông tin của các địa phương, một số đề tài nghiên cứu của các giảng viên, sinh viên, học viên. Ví dụ: “Một số tiêu chí đánh giá hiệu quả cơ chế một cửa” của tác giả Nguyễn Đức Mạnh, đăng trên tạp chí Tổ chức nhà nước, số 9 năm 2005; “Thủ tục hành chính một cửa và vấn đề tổ chức lại công tác văn thư, lưu trữ tại các đơn vị có liên quan” của GS.TSKH Nguyễn Văn Thâm đăng trên Tạp chí Văn thư – Lưu trữ, tháng 1 năm 2006; “Bàn về hồ sơ hành chính và vấn đề chuẩn hóa hồ sơ hành chính” của tác giả Hoàng Minh Cường đăng trên tạp chí Lưu trữ Việt Nam, số 4 năm 2003; Cải cách thủ tục hồ sơ hành chính theo cơ chế “một cửa” tại UBND các quận của Thành phố Hà Nội, luận văn thạc sỹ, chuyên ngành Lưu trữ của Phạm Thị Hồng Quyên Những đề tài này phần lớn theo hướng mô tả, phân tích tình hình thực tế, đánh giá và đưa ra các giải pháp, đề xuất, kiến nghị. Riêng tác giả Phạm Thị Hồng Quyên cũng theo hướng nghiên cứu về hồ sơ hành chính nhưng tập trung nghiên cứu đến quá trình tiếp nhận và giải quyết hồ sơ hành chính nói chung, chưa đi sâu nghiên cứu đến từng loại hồ sơ cụ thể và việc tổ chức quản lý những hồ sơ hành chính đã giải quyết xong. Trên cơ sở khảo sát thực tế ở cơ quan và tính cấp thiết của đề tài, hướng nghiên cứu của chúng tôi tập trung đi sâu nghiên cứu thành phần hồ sơ hành chính hình thành trong quá trình giải quyết công việc tại bộ phận một cửa của UBND thành phố Ninh Bình, tìm ra những điểm chưa hợp lý khi áp dụng vào thực tế và đề xuất các giải pháp để quản lý các loại hồ sơ này. Điểm mới của luận văn này là không đi quá sâu vào việc phân tích lý luận chung về thủ tục hành chính, hồ sơ hành chính mà chỉ vận dụng để giải quyết các vấn đề đang đặt ra trong thực tiễn, đi sâu và cụ thể đến từng loại hồ sơ và làm rõ sự thay đổi của hồ sơ trong quá trình giải quyết thủ tục hành chính và cách thức tổ chức quản lý các loại hồ sơ này để làm sao có thể phát huy hết giá trị của chúng ở thời điểm hiện tại cũng như sau này. 8 5. Đóng góp của luận văn. - Việc hoàn thành luận văn sẽ giúp chúng tôi hệ thống hoá lý luận cũng như thực tiễn, phục vụ cho bản thân trong công tác. Từ đó địa phương cũng rút được kinh nghiệm và đề xuất lên cấp trên để các nhà quản lý và hoạch định chính sách có cái nhìn tổng quát và sâu sắc về thực tiễn. - Góp phần chứng minh được ý nghĩa và vai trò của hồ sơ hành chính trong việc giải quyết thủ tục hành chính và ý nghĩa của việc tổ chức quản lý hồ sơ hành chính đối với việc hiện đại hoá nền hành chính hiện nay. - Cung cấp cho những người quan tâm đến vấn đề cải cách thủ tục hành chính nói chung và hồ sơ hành chính nói riêng một số hiểu biết, kinh nghiệm từ thực tế ở UBND thành phố Ninh Bình. 6. Phƣơng pháp nghiên cứu : Luận văn được nghiên cứu trên cơ sở các quan điểm của Đảng, pháp luật của Nhà nước về thủ tục hành chính, hồ sơ hành chính (đây là nền tảng cơ sở) và vận dụng các phương pháp: - Phương pháp luận của chủ nghĩa Mác - Lê nin (chủ nghĩa duy vật biện chứng và chủ nghĩa duy vật lịch sử). - Các phương pháp cụ thể: phương pháp phân tích, phương pháp tổng hợp, phương pháp so sánh, phương pháp điều tra xã hội học, phương pháp xử lý thông tin, phương pháp phỏng vấn... Trong quá trình thực hiện đề tài chúng tôi tiến hành phương pháp khảo sát và phỏng vấn vì đây là loại đề tài vận dụng lý luận vào thực tiễn. Chúng tôi đã tiến hành khảo sát quy trình, thủ tục và thành phần hồ sơ hành chính hình thành trong quá trình tiếp nhận và giải quyết hồ sơ hành chính ở UBND thành phố Ninh Bình, khảo sát thực trạng quản lý hồ sơ hành chính ỏ Trung tâm một cửa liên thông và các phòng, ban trực thuộc UBND thành phố. Trong quá trình khảo sát, chúng tôi kết hợp với phỏng vấn và điều tra xã hội học. Chúng tôi đã tiến hành phỏng vấn trực tiếp những cán bộ, công chức làm việc tại Trung tâm một cửa liên thông (6 cán bộ công chức phụ trách 6 lĩnh vực) và lãnh đạo các phòng, ban có liên quan phối hợp hoặc có cùng trách nhiệm giải quyết các hồ sơ hành chính. Ngoài ra, chúng tôi cũng phỏng vấn những người dân và người đứng đầu các tổ chức đến làm các thủ tục hành chính để kiểm 9 tra lại độ chính xác của thông tin mà chúng tôi đã khảo sát và có thêm một số căn cứ để đánh giá hay đưa ra những nhận định được trình bày trong luận văn. Đối với một số vấn đề chưa thực sự có lời giải đáp chính xác hoặc còn băn khoăn, thắc mắc, chúng tôi tiến hành phương pháp điều tra xã hội học bằng cách tạo một số biểu mẫu phát cho người dân và cán bộ, công chức để cập nhật thêm thông tin và trên cơ sở đó có thể đưa ra những kết luận chính xác. Phương pháp phân tích, tổng hợp và xử lý thông tin được tiến hành áp dụng sau quá trình điều tra, khảo sát. Toàn bộ tài liệu, chứng cứ đã thu thập được chúng tôi tiến hành xử lý thông tin, phân tích sau đó tổng hợp thành những kết luận và đánh giá cụ thể về việc tổ chức quản lý hồ sơ hành chính ở UBND thành phố Ninh Bình. Trên cơ sở đó đưa ra những giải pháp nhằm hoàn thiện quy trình quản lý này. 7. Kết cấu của luận văn: Ngoài phần mở đầu, kết luận và phụ lục, nội dung đề tài được kết cấu thành 3 chương: + Chương 1: Những vấn đề chung về hồ sơ hành chính. + Chương 2: Thực trạng quản lý hồ sơ hành chính ở UBND thành phố Ninh Bình. + Chương 3: Một số giải pháp hoàn thiện việc quản lý hồ sơ hành chính ở UBND thành phố Ninh Bình. Trong quá trình thực hiện đề tài, tôi đã nhận được sự giúp đỡ tận tình của các thầy cô, cán bộ cơ quan nơi tôi đến khảo sát và đặc biệt là sự định hướng, giúp đỡ của PGS.TS Vũ Thị Phụng – người đã hướng dẫn tôi hoàn thành luận văn này. Nhân đây tôi xin bày tỏ lời cảm ơn sâu sắc tới quý thầy cô, bạn bè trong lớp cao học khóa 2006-2009, đồng nghiệp và cô giáo hướng dẫn đã tận tình giúp đỡ tôi trong suốt quá trình thực hiện luận văn. Do điều kiện thời gian và trình độ bản thân có hạn nên luận văn không tránh khỏi một số thiếu sót nhất định. Tôi rất mong nhận được ý kiến đóng góp của các thầy cô, bạn bè và đồng nghiệp để luận văn được hoàn thiện hơn nữa. Hà Nội, ngày 20 tháng 11 năm 2009 Tác giả Nguyễn Hằng Thủy 10 Chƣơng 1 NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ HỒ SƠ HÀNH CHÍNH 1.1. Những khái niệm cơ bản. 1.1.1. Khái niệm hồ sơ. Văn bản hình thành trong hoạt động của các cơ quan cần được lập thành hồ sơ để tiếp tục nghiên cứu và sử dụng. Đây là một yêu cầu mang tính cần thiết và tất yếu. Một mặt các hồ sơ sẽ giúp cho việc bảo quản văn bản có hệ thống, mặt khác chúng sẽ giúp cho quá trình sử dụng văn bản một cách lâu dài, thuận lợi và chính xác. Do đó, thuật ngữ “hồ sơ” được dùng phổ biến trong nhiều lĩnh vực đặc biệt là trong công tác quản lý nhà nước và hành chính văn phòng. Theo Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 8/4/2004 của Chính phủ thì hồ sơ được giải thích như sau: “Hồ sơ là một tập văn bản, tài liệu có liên quan với nhau về một vấn đề, một sự việc, một đối tượng cụ thể hoặc có một (hoặc một số) đặc điểm chung như tên loại văn bản; cơ quan, tổ chức ban hành văn bản; thời gian hoặc những đặc điểm khác, hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ của một cơ quan, tổ chức hoặc của một cá nhân”. Theo PGS. Vương Đình Quyền thì khái niệm hồ sơ được định nghĩa: “Hồ sơ là một tập văn bản (hoặc một văn bản) có liên quan về một vấn đề, sự việc (hay một người) hình thành trong quá trình giải quyết vấn đề, sự việc đó hoặc được kết hợp lại do có những điểm giống nhau về hình thức như cùng loại văn bản, cùng tác giả, cùng thời gian ban hành”[29, tr.333] 1.1.2. Khái niệm hành chính. “Hành chính” theo gốc La tinh là “Administration” vừa có nghĩa là quản lý, cai trị, vừa có nghĩa là giúp đỡ, hỗ trợ. Theo từ điển tiếng Việt: Hành chính là thi hành chính sách, pháp luật của chính phủ, thi hành việc công, trái với quân sự và chính trị. Theo từ điển luật học, Hành chính có 2 nghĩa: Thứ nhất, hoạt động dưới sự lãnh đạo của bộ máy nhà nước cao nhất là chính phủ để tổ chức thi hành pháp luật, bảo đảm hoạt động thường xuyên, liên tục của các cơ quan nhà nước. Thứ hai, thi hành pháp luật hành chính, nội quy, quy chế của cơ quan, 11 đơn vị nhằm quản lý, bảo đảm hoạt động thường xuyên, liên tục của cơ quan, đơn vị. Hiện nay, khái niệm này được hiểu theo nhiều nghĩa khác nhau. Hành chính nêu ra ở đây được hiểu là hành chính nhà nước. Hành chính nhà nước có đặc điểm khác các dạng hành chính khác ở chỗ nhà nước là chủ thể đặc biệt, tác động rất nhiều đến khách thể, đối tượng khác nhau trên phạm vi toàn lãnh thổ và bằng quyền lực nhà nước. Theo GS. Đào Trọng Truyến: “Hành chính Nhà nước là tổng thể các tổ chức và quy chế hoạt động của bộ máy hành pháp có trách nhiệm quản lý công việc hàng ngày của nhà nước do các cơ quan có tư cách pháp nhân công quyền tiến hành bằng các văn bản dưới luật, để giữ gìn trật tự công cộng, bảo vệ quyền lợi công và nhu cầu hàng ngày của công dân. Nó là hệ thống làm chức năng của nhà nước đảm bảo thực thi quyền hành pháp và hoạt động liên tục của bộ máy nhà nước, các công sở”[2, tr.56]. 1.1.3. Khái niệm hồ sơ hành chính. Một trong những đặc điểm cơ bản của nhà nước là tổ chức và hoạt động theo một trật tự pháp lý, nghĩa là pháp luật quy định về cơ cấu tổ chức, thẩm quyền và trình tự thực hiện thẩm quyền của các cơ quan nhà nước, cán bộ, công chức nhà nước trong việc giải quyết các quyền và nghĩa vụ thuộc nội bộ cơ quan nhà nước với tổ chức và công dân. Toàn bộ những quy tắc pháp lý đó tạo thành một hệ thống quy phạm về thủ tục. “Thủ tục hành chính là một loại quy phạm pháp luật quy định trình tự về thời gian, về không gian khi thực hiện một thẩm quyền nhất định của bộ máy nhà nước, là cách thức giải quyết công việc của các cơ quan hành chính nhà nước trong mối quan hệ với các cơ quan, tổ chức và cá nhân công dân” [37, tr.16]. Như vậy thủ tục hành chính phản ánh mối quan hệ trong quá trình làm việc giữa các cơ quan nhà nước với nhau và với các tổ chức khác trong hệ thống chính trị, giữa nhà nước và cộng đồng khi nhà nước giải quyết một công việc nào đó có liên quan đến lợi ích của công dân và của chính nhà nước, đến nghĩa vụ của hai bên. Nó vừa là quyền, vừa là nghĩa vụ của hai bên và đều đòi hỏi có sự tuân thủ nghiêm túc khi giải quyết công việc của công dân cũng như của tổ chức. Khi giải quyết những công việc và yêu cầu đó thì 12 nhà nước đưa ra các quy định về trình tự và thủ tục cần thiết, điều đó được thể hiện bằng các hồ sơ hành chính. Vậy hồ sơ hành chính là gì? Từ những khái niệm gốc về hồ sơ và hành chính được giải thích, định nghĩa trong các văn bản pháp quy, sách và các giáo trình và từ những phân tích nêu trên, chúng tôi tổng hợp và đưa ra một khái niệm về hồ sơ hành chính như sau: Hồ sơ hành chính là tập văn bản, tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc nội bộ giữa các cơ quan hành chính nhà nước hoặc giữa cơ quan hành chính nhà nước với các đối tượng chịu quản lý (tổ chức, cá nhân), ghi lại toàn bộ nội dung, trình tự hay thủ tục tiến hành và kết quả giải quyết công việc đó của các cơ quan hành chính nhà nước. Trong giới hạn nghiên cứu của luận văn, chúng tôi chỉ nghiên cứu và trình bày những hồ sơ hành chính hình thành trong quá trình giải quyết công việc của UBND cấp quận, huyện, thành phố thuộc tỉnh (cụ thể là UBND thành phố Ninh Bình) với các tổ chức, cá nhân theo cơ chế “một cửa” và cách thức tổ chức quản lý những hồ sơ tại đây như thế nào để đảm bảo thi hành chức năng quản lý nhà nước của UBND, bảo đảm công vụ nhà nước và phục vụ nhân dân. Như vậy, hồ sơ hành chính được nghiên cứu trong luận văn này gồm những giấy tờ cần thiết để chứng minh yêu cầu của công dân, tổ chức là đầy đủ, hợp pháp; đồng thời để cơ quan nhà nước có thẩm quyền tiếp nhận, giải quyết thủ tục hành chính thẩm định tính hợp pháp đó. Mọi hồ sơ hành chính ở các cơ quan nhà nước được công khai cung cấp để mọi người dân được biết và dễ tuân theo khi có yêu cầu giải quyết thủ tục hành chính. Đồng thời các cơ quan nhà nước cũng có nghĩa vụ phải thực hiện đúng các thủ tục đã đề ra trên nguyên tắc phù hợp với chức năng quản lý được giao và thẩm quyền do luật pháp quy định. Hồ sơ hành chính phải đảm bảo tính hợp lệ và hợp pháp thì cơ quan nhà nước có thẩm quyền mới có căn cứ và cơ sở để giải quyết nhu cầu chính đáng của tổ chức và công dân. Tính hợp lệ của hồ sơ hành chính được thể hiện ở những giấy tờ cần thiết mà công dân, tổ chức phải nộp đúng và đủ theo quy định của cơ quan nhà nước. Tính hợp pháp của hồ sơ hành chính được thể hiện ở giá trị pháp lý của chính những văn bản, giấy tờ (có thể là chữ ký, con 13 dấu hay sự chứng thực của cơ quan nhà nước có thẩm quyền) trong từng hồ sơ hành chính để yêu cầu giải quyết thủ tục hành chính. Hồ sơ hành chính chính do cơ quan nhà nước có thẩm quyền quy định và ban hành, là cầu nối giữa cơ quan nhà nước với tổ chức và công dân. Hồ sơ hành chính càng đơn giản, thuận tiện và được công khai thì niềm tin của công dân với nhà nước càng được nâng lên. Chính vì vậy, nghiên cứu về hồ sơ hành chính là một đòi hỏi tất yếu của tiến trình cải cách thủ tục hành chính - đang được được coi là khâu đột phá hiện nay. Hồ sơ hành chính được hoàn thiện và chuẩn hóa sẽ góp phần tăng cường hiệu lực, hiệu quả hoạt động của bộ máy hành chính nhà nước, củng cố mối quan hệ giữa nhà nước và công dân, qua đó góp phần thúc đẩy phát triển kinh tế - xã hội. 1.2. Các loại hồ sơ hành chính thuộc thẩm quyền giải quyết của UBND thành phố Ninh Bình. 1.2.1. Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của UBND thành phố Ninh Bình. a. Chức năng. UBND thành phố Ninh Bình (thành phố trực thuộc tỉnh Ninh Bình) do HĐND thành phố Ninh Bình bầu ra, là cơ quan chấp hành của HĐND, cơ quan hành chính nhà nước ở địa phương, chịu trách nhiệm trước HĐND thành phố và UBND tỉnh Ninh Bình. UBND thành phố Ninh Bình chịu trách nhiệm chấp hành hiến pháp, luật, các văn bản của cơ quan nhà nước cấp trên và nghị quyết của HĐND thành phố nhằm đảm bảo thực hiện chủ trương, biện pháp phát triển kinh tế - xã hội, củng cố quốc phòng, an ninh và thực hiện các chính sách khác trên địa bàn thành phố. UBND thành phố Ninh Bình thực hiện chức năng quản lý nhà nước ở địa phương, góp phần đảm bảo sự chỉ đạo, quản lý thống nhất trong bộ máy hành chính nhà nước từ trung ương đến cơ sở. b. Nhiệm vụ. UBND thành phố Ninh Bình thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn của mình theo Luật tổ chức HĐND và UBND được Quốc hội thông qua ngày 26/11/2003, cụ thể thực hiện quản lý nhà nước trên địa bàn thành phố Ninh Bình trong các lĩnh vực sau: - Kinh tế. 14 - Nông nghiệp, lâm nghiệp, ngư nghiệp, thuỷ lợi và đất đai. - Công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp. - Xây dựng, giao thông, vận tải. - Thương mại, dịch vụ và du lịch. - Giáo dục, y tế, xã hội, văn hoá, thông tin và TDTT. - Khoa học, công nghệ, tài nguyên và môi trường. - Quốc phòng, an ninh và trật tự, an toàn xã hội. - Thực hiện chính sách dân tộc, chính sách tôn giáo, thi hành pháp luật. - Xây dựng chính quyền và quản lý địa giới hành chính. Ngoài ra UBND thành phố Ninh Bình còn thực hiện các nhiệm vụ và quyền hạn sau đây: - Xây dựng quy hoạch phát triển đô thị của thành phố trình HĐND thành phố thông qua để trình cấp trên phê duyệt; - Thực hiện các nghị quyết của HĐND về quy hoạch tổng thể xây dựng và phát triển đô thị của thành phố trên trên cơ sở quy hoạch chung, kế hoạch xây dựng kết cấu hạ tầng kỹ thuật đô thị, biện pháp bảo đảm trật tự công cộng, giao thông, phòng, chống cháy nổ, bảo vệ môi trường và cảnh quan đô thị; biện pháp quản lý dân cư đô thị và tổ chức đời sống dân cư trên địa bàn; - Thực hiện quản lý và kiểm tra việc sử dụng quỹ nhà nước thuộc sở hữu nhà nước trên địa bàn theo sự phân cấp của Chính phủ; tổ chức thực hiện các quyết định xử lý vi phạm trong xây dựng, lấn chiếm đất đai theo quy định của pháp luật; - Quản lý, kiểm tra đối với việc sử dụng các công trình công cộng được giao trên địa bàn; việc xây dựng trường phổ thông quốc lập các cấp; việc xây dựng và sử dụng các công trình công cộng, điện chiếu sáng, cấp thoát nước, giao thông nội thành, an toàn giao thông, vệ sinh đô thị ở địa phương; - Quản lý các cơ sở văn hoá – thông tin, TDTT của thành phố; bảo vệ và phát huy giá trị các di tích lịch sử - văn hoá và danh lam thắng cảnh do thành phố quản lý. c. Cơ cấu tổ chức. Cơ cấu tổ chức của cơ quan UBND thành phố Ninh Bình gồm có: - Chủ tịch UBND thành phố; 15 - Các Phó Chủ tịch UBND: UBND thành phố Ninh Bình gồm có 2 Phó Chủ tịch: 1 đồng chí phụ trách khối kinh tế tổng hợp, 1 đồng chí phụ trách công tác văn hoá – xã hội (được quy định tại Điều 9, Nghị định 107/2004/NP- CP ngày 1/4/2004 của Chính Phủ quy định số lượng Phó Chủ tịch và cơ cấu thành viên UBND các cấp). - Các thành viên Uỷ ban: UBND thành phố Ninh Bình gồm 7 thành viên: 1 Chủ tịch, 2 phó chủ tịch và 4 uỷ viên (được quy định tại Điều 9, Nghị định 107/2004/NP-CP ngày 1/4/2004 của Chính Phủ quy định số lượng Phó Chủ tịch và cơ cấu thành viên UBND các cấp). Mỗi thành viên của UBND chịu trách nhiệm cá nhân về phần công tác của mình trước HĐND thành phố, UBND thành phố và cùng với các thành viên khác chịu trách nhiệm tập thể về hoạt động của UBND thành phố trước HĐND thành phố và UBND tỉnh Ninh Bình. 4 uỷ viên phụ trách các lĩnh vực: quân sự, công an, văn phòng và thanh tra. Các uỷ viên này thực hiện nhiệm vụ quyền hạn do Chủ tịch UBND thành phố phân công và chịu trách nhiệm trước Chủ tịch về việc thực hiện quyền hạn đã được giao. - Các cơ quan chuyên môn thuộc UBND thành phố Ninh Bình (không bao gồm các tổ chức sự nghiệp, các cơ quan của trung ương được tổ chức theo ngành dọc, cơ quan của Sở và cơ quan tương đương Sở thuộc UBND tỉnh đặt tại thành phố). Các cơ quan chuyên môn thuộc Uỷ ban nhân dân Thành phố là cơ quan tham mưu, giúp Uỷ ban nhân dân thành phố thực hiện chức năng quản lý nhà nước ở địa phương và thực hiện một số nhiệm vụ, quyền hạn theo sự uỷ quyền của Uỷ ban nhân dân thành phố và theo quy định của pháp luật; góp phần bảo đảm sự thống nhất quản lý của ngành hoặc lĩnh vực công tác ở địa phương. Các cơ quan chuyên môn thuộc Uỷ ban nhân dân thành phố chịu sự chỉ đạo, quản lý về tổ chức, biên chế và công tác của Uỷ ban nhân dân thành phố, đồng thời chịu sự chỉ đạo, kiểm tra về chuyên môn nghiệp vụ của cơ quan chuyên môn thuộc Uỷ ban nhân dân cấp tỉnh. Các cơ quan chuyên môn thuộc UBND thành phố được tổ chức thống nhất gồm 11 phòng: Phòng Nội vụ, Phòng Tài chính - Kế hoạch, Phòng Giáo 16 dục và Đào tạo, Phòng Văn hoá và Thông tin, Phòng Y tế, Phòng Tài nguyên và Môi trường, Phòng Tư pháp, Phòng Kinh tế, Phòng Quản lý đô thị, Thanh tra, Văn phòng HĐND-UBND. Căn cứ vào đặc điểm, tình hình phát triển kinh tế - xã hội, năng lực cán bộ và yêu cầu quản lý nhà nước trên địa bàn, Uỷ ban nhân dân thành phố Ninh Bình có 5 đơn vị sự nghiệp: Trung tâm dạy nghề, Trung tâm văn hoá thông tin thể thao, Đội kiểm tra trật tự đô thị thành phố, Hội chữ thập đỏ, Trung tâm “một cửa – liên thông”. 1.2.2. Các loại hồ sơ hành chính thuộc thẩm quyền giải quyết của UBND thành phố Ninh Bình. a. Các loại hồ sơ hành chính. Trên cơ sở chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn được giao, UBND thành phố Ninh Bình thành lập Trung tâm một cửa liên thông đặt trong Văn phòng HĐND và UBND Thành phố. Trung tâm có nhiệm vụ tiếp nhận các hồ sơ hành chính theo yêu cầu của các tổ chức và công dân trên địa bàn, hướng dẫn việc giải quyết theo cơ chế “một cửa” và theo quy định chung của pháp luật hiện hành; liên hệ với các phòng, ban chuyên môn đề nghị xem xét, giải quyết và trả kết quả hồ sơ hành chính cho cá nhân hoặc tổ chức theo đúng quy định của nhà nước. Mọi tổ chức và công dân trên địa bàn thành phố Ninh Bình có yêu cầu giải quyết những công việc thuộc thẩm quyền của thành phố theo cơ chế “một cửa” chỉ cần liên hệ với Trung tâm một cửa liên thông để mua hồ sơ hành chính chính. Những hồ sơ hành chính đủ thủ tục theo quy định, Trung tâm một cửa liên thông có trách nhiệm tiếp nhận để giải quyết. Những hồ sơ hành chính chưa đúng yêu cầu và thủ tục sẽ được hướng dẫn để bổ sung, hoàn chỉnh trước khi nộp lại cho Trung tâm một cửa liên thông. Hiện nay các loại hồ sơ hành chính thuộc thẩm quyền giải quyết của UBND thành phố Ninh Bình gồm các hồ sơ cụ thể như sau: - Hồ sơ thuộc lĩnh vực quản lý đất đai, gồm: + Hồ sơ cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất ở. + Hồ sơ chuyển đổi, chuyển nhượng quyền sở hữu nhà và quyền sử dụng đất. + Hồ sơ thừa kế đất ở và chuyển nội bộ trong gia đình. 17 + Hồ sơ đăng ký thế chấp và xoá thế chấp bằng quyền sử dụng đất. - Hồ sơ thuộc lĩnh vực tư pháp gồm : + Hồ sơ đăng ký thay đổi, bổ sung, cải chính hộ tịch, xác định lại dân tộc, xác định lại giới tính. + Hồ sơ cấp bản sao giấy tờ hộ tịch từ sổ hộ tịch . + Hồ sơ cấp lại bản chính giấy khai sinh. + Hồ sơ chứng thực bản sao từ bản chính. + Hồ sơ chứng thực chữ ký. - Hồ sơ thuộc lĩnh vực cấp giấy phép xây dựng gồm: + Hồ sơ cấp phép xây dựng cho công trình, nhà ở riêng lẻ ở đô thị. + Hồ sơ thẩm định, phê duyệt dự án đầu tư, xây dựng cơ bản. - Hồ sơ thuộc lĩnh vực đăng ký kinh doanh gồm: + Hồ sơ đăng ký kinh doanh cá thể. + Hồ sơ đăng ký kinh doanh hợp tác xã. + Hồ sơ đăng ký kinh doanh bán lẻ (hoặc đại lý bán lẻ) rượu, thuốc lá. - Hồ sơ thuộc lĩnh vực chính sách xã hội gồm: + Hồ sơ xác nhận con thương binh, liệt sĩ và đối tượng hưởng chế độ đối với người có công. + Hồ sơ xác nhận đối tượng hưởng chính sách hỗ trợ đối với nạn nhân nhiễm chất độc da cam trong chiến tranh. + Hồ sơ xác nhận chế độ ưu đãi và hỗ trợ cho các hộ nghèo. + Hồ sơ xác nhận miễn giảm thuế sử dụng đất. + Hồ sơ xác nhận thủ tục thăm, viếng và tiếp nhận hài cốt liệt sĩ. - Hồ sơ thuộc lĩnh vực thanh tra, giải quyết khiếu nại, tố cáo gồm: + Hồ sơ thanh tra thực hiện chính sách, pháp luật. + Hồ sơ giải quyết khiếu nại. + Hồ sơ giải quyết đơn tố cáo. b. Quy trình, thủ tục giải quyết hồ sơ hành chính ở UBND thành phố Ninh Bình. Để thực hiện trách nhiệm và quyền hạn của mình trong việc giải quyết công việc của công dân và tổ chức, UBND thành phố Ninh Bình đã ban hành Quyết định 1068/2008/QĐ-UBND ngày 3/7/2008 về việc ban hành Quy chế 18 làm việc của Trung tâm một cửa liên thông. Trong đó quy định quy trình giải quyết hồ sơ hành chính ở UBND thành phố Ninh Bình gồm 4 bước như sau: * Tiếp nhận hồ sơ: Mọi tổ chức, công dân khi có yêu cầu giải quyết thủ tục hành chính thì có thể tìm hiểu các quy định về thủ tục hồ sơ, thời gian giải quyết, phí, lệ phí được công khai tại Trung tâm một cửa liên thông thành phố Ninh Bình thông qua hệ thống tài liệu được in ấn và bảng điện tử bố trí tại Trung tâm. Sau đó công dân và tổ chức có yêu cầu mua hồ sơ hành chính, hoàn thiện đầy đủ hồ sơ theo quy định và nộp cho Trung tâm. Khi tiếp nhận hồ sơ hành chính của tổ chức cũng như của công dân thì cán bộ, công chức của Trung tâm một cửa liên thông có trách nhiệm: - Xem xét, kiểm tra kỹ các loại giấy tờ cần thiết của từng loại hồ sơ; - Hướng dẫn việc kê khai, bổ sung (nếu thiếu) - Tiếp nhận các hồ sơ đã được kiểm tra đúng yêu cầu, viết phiếu hẹn trả kết quả theo quy định. - Những hồ sơ thuộc các lĩnh vực được quy định giải quyết tại Trung tâm theo cơ chế một cửa liên thông cho công dân và tổ chức thì các phòng, ban chuyên môn không trực tiếp nhận. Hồ sơ không có kiểm tra xác nhận của Trung tâm được coi là không đủ điều kiện để xem xét tiếp theo. - Trung tâm một cửa liên thông chuyển hồ sơ đã nhận đến các phòng ban chức năng trong ngày, cuối ngày báo cáo kết quả số lượng nhận và trả hồ sơ hành chính cho lãnh đạo phụ trách Trung tâm. * Trách nhiệm của các phòng, ban chuyên môn trong việc xem xét và giải quyết các hồ sơ hành chính. - Trưởng các phòng, ban chuyên môn chịu trách nhiệm giải quyết các hồ sơ thuộc quyền hạn của phòng, ban do Trung tâm chuyển đến. - Hồ sơ liên quan đến nhiều phòng, ban chuyên môn thì cần xem xét nội dung chủ yếu liên quan đến phòng, ban chuyên môn nào để báo cáo UBND thành phố quy định trách nhiệm phối hợp giải quyết. * Thẩm quyền giải quyết công việc: - Đối với những loại công việc UBND Thành phố quy định thuộc thẩm quyền giải quyết của trưởng các phòng, ban thì trưởng các phòng, ban ký sau đó chuyển kết quả g