Tóm tắt Luận văn Tổ chức và quản lý tài liệu lưu trữ của chính quyền phường, xã thành phố Hồ Chí Minh phục vụ hoạt động quản lý và các nhu cầu xã hội

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN ----------------------------------------------------- ĐẶNG TRỌNG CƯỜNG TỔ CHỨC VÀ QUẢN LÝ TÀI LIỆU LƯU TRỮ CỦA CHÍNH QUYỀN PHƯỜNG, XÃ THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH PHỤC VỤ HOẠT ĐỘNG QUẢN LÝ VÀ CÁC NHU CẦU XÃ HỘI LUẬN VĂN THẠC SỸ Chuyên ngành Lưu trữ Mã số: 60.32.24 Hà Nội - 2016 ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN ----------------------------------------------------- ĐẶNG TRỌNG CƯỜNG TỔ CHỨC VÀ QUẢN LÝ TÀI LIỆU LƯU TRỮ CỦA CHÍNH QUYỀN PHƯỜNG, XÃ THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH PHỤC VỤ HOẠT ĐỘNG QUẢN LÝ VÀ CÁC NHU CẦU XÃ HỘI Luận văn Thạc sĩ chuyên ngành Lưu trữ Mã số: 60.32.24 Người hướng dẫn khoa học: PGS. Vương Đình Quyền Hà Nội - 2016 1 MỤC LỤC Thứ tự Nội dung Trang 1 PHẦN MỞ ĐẦU 04 2 Lý do chọn đề tài 04 3 Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu 05 4 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 05 5 Nhiệm vụ nghiên cứu 06 6 Lịch sử nghiên cứu vấn đề 07 7 Các nguồn tài liệu tham khảo 08 8 Phương pháp nghiên cứu 09 9 Đóng góp mới của đề tài 10 10 Bố cục của đề tài 10 Chương 1 Tổ chức, hoạt động, thành phần, nội dung tài liệu của chính quyền phường, xã thành phố Hồ Chí Minh 12 1.1 Khái quát về tổ chức chính quyền các cấp ở thành phố Hồ Chí Minh 12 1.1.1 Sơ lược về lịch sử thành phố Hồ Chí Minh 12 1.1.2 Về thành phần dân cư thành phố Hồ Chí Minh 12 1.1.3 Về kinh tế thành phố Hồ Chí Minh 13 1.1.4 Về tổ chức đơn vị hành chính ở thành phố Hồ Chí Minh 13 1.2 Tổ chức bộ máy chính quyền cấp phường, xã nói chung và chính quyền phường, xã ở thành phố Hồ Chí Minh 14 1.2.1 Vai trò của chính quyền cấp phường, xã 14 1.2.2 Chính quyền phường, xã thành phố Hồ Chí Minh 16 1.2.2.1 Chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của UBND phường, xã 16 1.2.2.1.1 Chức năng, nhiệm vụ 16 1.2.2.1.2 Về cơ cấu tổ chức 19 2 1.3 Một số khác biệt giữa UBND xã và UBND phường thành phố Hồ Chí Minh 23 1.4 Thành phần, nội dung, khối lượng, đặc điểm và ý nghĩa của tài liệu hình thành trong hoạt động của HĐND, UBND phường, xã thành phố Hồ Chí Minh 25 1.4.1 Thành phần, nội dung tài liệu 25 1.4.1.1 Tài liệu của Hội đồng nhân dân cấp xã 25 1.4.1.2 Tài liệu của Ủy ban nhân dân phường, xã 26 1.4.1.3 Khối lượng tài liệu 31 1.4.2 Đặc điểm của tài liệu 32 1.5 Ý nghĩa của tài liệu lưu trữ đối với chính quyền phường, xã thành phố Hồ Chí Minh 34 1.5.1 Ý nghĩa thực tiễn 34 1.5.2 Ý nghĩa lịch sử 37 Tiểu kết Chương 1 39 Chương 2. Thực tế tổ chức và quản lý tài liệu lưu trữ tại chính quyền phường, xã thành phố Hồ Chí Minh 40 2.1 Khái niệm tổ chức và quản lý 40 2.1.1 Khái niệm về tổ chức 40 2.1.2 Khái niệm về quản lý 41 2.2 Quy định của Nhà nước và thành phố Hồ Chí Minh về tổ chức, quản lý tài liệu lưu trữ tại chính quyền phường, xã 42 2.2.1 Quy định của Nhà nước 42 2.2.2 Quy định của thành phố Hồ Chí Minh 44 2.3 Thực tế tổ chức và quản lý tài liệu lưu trữ tại chính quyền phường, xã thành phố Hồ Chí Minh 47 2.3.1 Tổ chức lưu trữ của các phường, xã thành phố Hồ Chí Minh 47 2.3.2 Thực tế công tác chuyên môn nghiệp vụ 49 2.3.2.1 Lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ 49 3 2.3.2.2 Thu thập và bổ sung tài liệu vào lưu trữ 51 2.3.2.3 Công tác chỉnh lý tài liệu 52 2.3.2.4 Bảo quản tài liệu và cơ sở vật chất phục vụ công tác bảo quản tài liệu lưu trữ 57 2.3.2.5 Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ 57 Tiểu kết chương 2 60 Chương 3 Giải pháp tổ chức, quản lý tài liệu lưu trữ nhằm phát huy giá trị tài liệu lưu trữ tại chính quyền phường, xã thành phố Hồ Chí Minh 61 3.1 Nhận xét khái quát về lưu trữ chính quyền phường, xã thành phố Hồ Chí Minh 61 3.2 Các giải pháp 62 3.2.1 Ban hành cơ chế pháp lý đối với công tác lưu trữ tại chính quyền cấp phường, xã thành phố Hồ Chí Minh 62 3.2.2 Giải pháp về tổ chức 63 3.2.2.1 Tổ chức cơ sở vật chất phục vụ công tác lưu trữ 63 3.2.2.2 Đảm bảo chất lượng đội ngũ cán bộ 64 3.2.3 Giải pháp triển khai các khâu nghiệp vụ trọng tâm 66 3.2.3.1 Giải pháp về lập hồ sơ và nộp lưu tài liệu 66 3.2.3.2 Giải pháp về tổ chức khoa học tài liệu 66 3.2.3.3 Giải pháp về phát huy giá trị tài liệu 77 3.2.3.4 Giải pháp về bảo quản 78 Tiểu kết chương 3 79 Kết luận 80 Danh mục Phụ lục 81 4 PHẦN MỞ ĐẦU 1. Lý do chọn đề tài Kể từ khi ban hành Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia cho đến nay, công tác lưu trữ tại chính quyền phường, xã thành phố Hồ Chí Minh đã có những chuyển biến tích cực, các biện pháp nhằm tổ chức khoa học, bảo quản an toàn và phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ đã và đang được triển khai. Tuy nhiên, qua khảo sát thực tế tại một số Ủy ban nhân dân (UBND) phường, xã trên địa bàn Thành phố cho thấy, công tác này vẫn chưa được quan tâm đúng mức. Việc tổ chức khoa học, bảo quản an toàn và phát huy giá trị của tài liệu phục vụ công tác quản lý của chính quyền địa phương và các nhu cầu xã hội vẫn còn nhiều hạn chế; quản lý nhà nước về công tác lưu trữ còn nhiều nội dung chưa thống nhất; trang thiết bị cho công tác lưu trữ lạc hậu, chưa đáp ứng yêu cầu về thực hiện các khâu nghiệp vụ; ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác lưu trữ còn nhiều bất cập; hầu hết UBND các phường, xã chưa có phòng, kho lưu trữ đảm bảo yêu cầu bảo quản tài liệu; hàng năm không tổ chức thu nộp hồ sơ, tài liệu, dẫn đến hồ sơ, tài liệu thuộc diện thu nộp bị thất lạc, mất mát hoặc trong tình trạng bó gói, tích đống, bảo quản dàn trải và tự phát. Những hạn chế nêu trên đã ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động của UBND các phường, xã thành phố Hồ Chí Minh; ảnh hưởng trực tiếp tới việc giữ gìn, bảo quản và phát huy giá trị của tài liệu, kể cả tài liệu có giá trị thực tiễn cũng như tài liệu có giá trị lịch sử, gây khó khăn cho công cuộc cải cách hành chính ở phường, xã và hoạt động quản lý nói chung. Có nhiều nguyên nhân dẫn đến những hạn chế nêu trên, song trước hết chính là việc tổ chức, quản lý đối với công tác lưu trữ tại UBND các phường, xã còn nhiều hạn chế. Để thực hiện tốt công tác lưu trữ tại UBND các phường, xã trên địa bàn Thành phố, trước hết cần hoàn thiện công tác tổ chức và quản lý nói chung, đặc biệt là thu thập, bổ sung, tổ chức khoa học và bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ. Vì vậy, việc khảo sát, đánh giá thực trạng tổ chức và quản lý công tác lưu trữ tại các phường, xã trên địa bàn thành phố Hồ Chí Minh, rút ra những ưu điểm và hạn chế, tìm ra nguyên nhân và đề ra các giải pháp tích cực để khắc phục là việc làm cần thiết. 5 Theo hướng đó, chúng tôi chọn đề tài “Tổ chức và quản lý tài liệu lưu trữ của chính quyền phường, xã thành phố Hồ Chí Minh phục vụ hoạt động quản lý và các nhu cầu của xã hội” làm hướng nghiên cứu cho luận văn thạc sĩ. 2. Mục tiêu nghiên cứu - Khảo sát, phân tích thực tế tổ chức và quản lý tài liệu lưu trữ tại phường, xã thành phố Hồ Chí Minh, rút ra những ưu điểm và tồn tại về các mặt này; - Đề xuất giải pháp tổ chức và quản lý tài liệu lưu trữ của HĐND và UBND các phường, xã nhằm phát huy giá trị tài liệu lưu trữ phục vụ hoạt động quản lý và các nhu cầu khác của xã hội trên địa bàn thành phố Hồ Chí Minh. 3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu: 3.1. Đối tượng nghiên cứu Thành phần, nội dung và giá trị tài liệu hình thành trong hoạt động của HĐND và UBND các phường, xã và cách thức tổ chức, quản lý khối tài liệu này. 3.2. Phạm vi nghiên cứu: - Về thời gian, chúng tôi tập trung nghiên cứu công tác lưu trữ từ năm 2001 (từ khi có Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia) đến năm 2015; - Về không gian nghiên cứu, do thời gian và trình độ còn hạn chế, chúng tôi chưa có điều kiện khảo sát công tác lưu trữ ở tất cả các phường, xã trên địa bàn thành phố Hồ Chí Minh mà chỉ giới hạn nghiên cứu, khảo sát về tổ chức và quản lý công tác lưu trữ, tài liệu lưu trữ ở UBND một số phường như phường 16, phường 17 (quận Gò Vấp); phường 8, phường 9 (quận 5-địa bàn cư trú của 80% người Hoa trên địa bàn thành phố Hồ Chí Minh); phường 7, phường 10 (quận 1-Trung tâm hành chính); phường 2, phường 4, phường 10 (quận 4) phường Tân Chánh Hiệp, phường Tân Thới Hiệp (quận 12-quận phát triển nhanh về đô thị); xã Vĩnh Lộc A, xã Vĩnh Lộc B (huyện Bình Chánh-huyện gia tăng dân số cơ học lớn nhất cả nước); xã Hòa Phú, xã Bình Mỹ, xã Trung An (huyện Củ Chi- phát triển nhanh về kinh tế nông nghiệp); xã Bà Điểm, xã Tân Hiệp, xã Nhị Bình (huyện Hóc Môn- kinh tế nông nghiệp) - Về nội dung, Khoản 2, điều 111 Hiến pháp năm 2013 quy định cấp chính quyền địa phương bao gồm: Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân, tuy nhiên, theo Nghị quyết số: 275/2009/NQ-UBTVQH ngày 16/01/2009 của Ủy Ban Thường vụ Quốc hội về thực hiện thí điểm không tổ chức Hội đồng nhân dân tại các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương và các quận, huyện, phường 6 tại một số địa phương, trong đó có thành phố Hồ Chí Minh. Vì vậy, trong đề tài này, khi đề cập tới hoạt động của chính quyền địa phương được hiểu là: hoạt động của UBND đối với cấp phường và hoạt động của HĐND và UBND đối với cấp xã. Hoạt động của chính quyền phường, xã cả nước nói chung và thành phố Hồ Chí Minh nói riêng là hoạt hoạt động quản lý hành chính nhà nước ở địa phương nên rất đa dạng, phong phú và phức tạp, trong phạm vi của đề tài này, chúng tôi tập trung vào các nội dung sau: + Tổ chức và quản lý tài liệu lưu trữ hình thành trong hoạt động của chính quyền cấp phường, xã phục vụ công tác quản lý, tổ chức và điều hành chính quyền của UBND các phường, xã và các nhu cầu khác của xã hội trên địa bàn thành phố Hồ Chí Minh; + Về công tác lưu trữ, theo Điều 14 của Luật Lưu trữ thì “Tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của HĐND và UBND, các tổ chức xã hội, tổ chức xã hội - nghề nghiệp của xã, phường, thị trấn được lựa chọn và lưu trữ tại văn phòng UBND xã, phường, thị trấn” {Điều 14, Luật Lưu trữ, năm 2011}, thế nhưng đề tài không nghiên cứu tài liệu lưu trữ của các tổ chức chính trị-xã hội, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội-nghề nghiệp...tại các phường, xã trên địa bàn Thành phố. Mặt khác cũng không đi sâu nghiên cứu về tổ chức và quản lý công tác lưu trữ của phường, xã. 4. Nhiệm vụ nghiên cứu: Để thực hiện các mục tiêu nói trên, luận văn có nhiệm vụ nghiên cứu các vấn đề sau: - Tổ chức, chức năng, nhiệm vụ của các phường, xã tại thành phố Hồ Chí Minh; - Thành phần, nội dung, đặc điểm, ý nghĩa của tài liệu các phường, xã thành phố Hồ Chí Minh; - Thực trạng về tổ chức, quản lý công tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ tại các phường, xã của Thành phố, đồng thời đánh giá những ưu điểm và hạn chế; - Trên cơ sở đánh giá thực trạng tổ chức và quản lý tài liệu lưu trữ của chính quyền phường, xã của Thành phố, lý giải nguyên nhân dẫn tới tồn tại, đề xuất các giải pháp nhằm tổ chức, quản lý tài liệu của HĐND và UBND các phường, xã tại thành phố Hồ Chí Minh được tốt hơn, phục vụ có hiệu quả cho hoạt động quản lý và các nhu cầu khác của xã hội. 5. Lịch sử nghiên cứu vấn đề: 7 Đã có một số luận văn thạc sĩ, bài viết về lưu trữ phường, xã. Có thể chia làm hai loại như sau: Loại thứ nhất: Các luận văn, bài viết liên quan trực tiếp đến lưu trữ phường, xã thành phố Hồ Chí Minh. Loại thứ hai: Các luận văn, chuyên luận nghiên cứu về tổ chức và quản lý lưu trữ phường, xã nói chung hoặc phường, xã của các địa phương khác. Dưới đây là các luận văn, bài viết chủ yếu: - Luận văn thạc sĩ “Quản lý nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ ở Ủy ban nhân dân phường tại thành phố Hồ Chí Minh của Phạm Văn Năm (luận văn thạc sĩ Hành chính công tại Học viện Hành chính Quốc gia cơ sở thành phố Hồ Chí Minh, năm 2010) đã tập trung nghiên cứu cơ sở lý luận của quản lý nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ, tổ chức các khâu nghiệp vụ về công tác này tại Ủy ban nhân dân các phường của thành phố Hồ Chí Minh. Luận văn đã phân tích, đánh giá thực trạng về công tác văn thư, lưu trữ; lý giải nguyên nhân và đề xuất một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác của Ủy ban nhân dân phường nói chung. Luận văn chủ yếu tập trung làm rõ cơ sở lý luận chung về quản lý. Tác giả chưa phân tích, đánh giá về thực trạng công tác tổ chức, quản lý tài liệu lưu trữ tại chính quyền cấp phường, xã, cũng chưa đề cập tới việc phát huy giá trị tài liệu lưu trữ phục vụ công tác lãnh đạo, quản lý chính quyền địa phương trong phát triển kinh tế-xã hội. - Tháng 8/2012 Hội thảo khoa học với chủ đề: Cải cách hành chính nhà nước - Giai đoạn 2012-2020, cơ hội và thách thức, đối với chính quyền cấp xã được tổ chức tại Học viện Hành chính Quốc gia cơ sở thành phố Hồ Chí Minh. Hội thảo có sự tham gia của đội ngũ cán bộ quản lý, giảng viên, sinh viên và những người quan tâm đến chính quyền cấp xã của các tỉnh, thành phía Nam. Các đề tài của Hội thảo tập trung bàn luận một số vấn đề về hoàn thiện cơ chế pháp lý tổ chức và hoạt động của bộ máy hành chính; chế độ chính sách đối với đội ngũ cán bộ, công chức, những người hoạt động không chuyên trách ở cấp xã; công tác đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức cấp xã; chế độ tiền lương đối với cán bộ, công chức chính quyền cấp xã của các tỉnh phía Nam nói chung và thành phố Hồ Chí Minh nói riêng. Một số tham luận bàn luận đến công tác quản lý hồ sơ, tài liệu và công tác lưu trữ; chế độ, chính sách đối với cán bộ, công chức và người hoạt động không chuyên trách trong công tác văn thư, lưu trữ tại 8 Ủy ban nhân dân các phường, xã, thị trấn của thành phố Hồ Chí Minh. Phần lớn các ý kiến đều khẳng định chế độ đãi ngộ, số lượng công chức hạn chế là nguyên nhân dẫn đến những bất cập trong công tác quản lý hồ sơ, lưu trữ hồ sơ của chính quyền cấp phường, xã hiện nay; {Báo cáo Hội thảo khoa học về cải cách hành chính giai đoạn 2010-2020 cơ hội và thách thức đối với chính quyền cấp phường, xã -Học viện Hành chính Quốc gia cơ sở thành phố Hồ Chí Minh, năm 2012} - Luận văn Thạc sĩ Lưu trữ học và Tư liệu học của tác giả Đặng Văn Ngữ với đề tài: “Xác định giá trị tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của chính quyền cấp xã trên địa bàn thủ đô Hà Nội”, đã tập trung nghiên cứu thành phần, loại hình, ý nghĩa của tài liệu và tài liệu lưu trữ hình thành trong hoạt động của chính quyền cấp xã; các khâu nghiệp vụ cụ thể nhằm tổ chức khoa học, bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ của chính quyền cấp xã, mà chưa đề cập đến công tác phát huy giá trị tài liệu phục vụ cho hoạt động quản lý chính quyền địa phương cũng nhu các nhu cầu của xã hội và nhân dân. - Bài viết của tác giả Vương Đình Quyền với chủ đề: “Vấn đề tổ chức bảo quản tài liệu hình thành ở cấp xã” (Tạp chí Lưu trữ Việt Nam, số 1-1990) đã tập trung nghiên cứu thành phần, loại hình, ý nghĩa của tài liệu và tài liệu lưu trữ hình thành trong hoạt động của chính quyền cấp xã, đề xuất các khâu nghiệp vụ cụ thể nhằm tổ chức khoa học, bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ của chính quyền cấp xã. Việc phát huy giá trị tài liệu của chính quyền cấp xã phục vụ cho hoạt động quản lý chính quyền địa phương cũng như các nhu cầu của xã hội và nhân dân địa phương chưa được bài viết đề cập. Đánh giá thực trạng tổ chức và quản lý tài liệu lưu trữ của chính quyền phường, xã thành phố Hồ Chí Minh phục vụ hoạt động quản lý và các nhu cầu của xã hội là mục tiêu chính mà luận văn hướng tới, đó cũng là điểm khác biệt so với các công trình nghiên cứu khác có cùng đối tượng nghiên cứu. 6. Các nguồn tài liệu tham khảo: Để hoàn thành luận văn này, chúng tôi đã tham khảo các nguồn tài liệu sau: -Văn bản của các cơ quan nhà nước có thẩm quyền: các văn bản quy định, hướng dẫn về nghiệp vụ chuyên môn của các cơ quan nhà nước có thẩm quyền ở Trung ương và địa phương; (trình bày cụ thể trong Danh mục tài liệu tham khảo) - Các giáo trình và sách chuyên khảo 9 Vương Đình Quyền chủ biên, Lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ, NXB Khoa học xã hội, Hà Nội, 1990. Vũ Dương Hoan chủ biên, Công tác lưu trữ Việt Nam, NXB Khoa học xã hội, Hà Nội, 1987. - Các chuyên luận, bài viết, luận văn: Vương Đình Quyền, Vấn đề tổ chức, bảo quản tài liệu hình thành ở cấp xã, Tạp chí Lưu trữ Việt Nam, số 1, năm 1990. Phạm Văn Năm: “Quản lý nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ ở UBND phường tại thành phố Hồ Chí Minh” luận văn Thạc sỹ quản lý hành chính công. Ngoài ra chúng tôi còn tham khảo một số văn bản của Đảng và Nhà nước về tổ chức bộ máy nhà nước, thủ tục hành chính, công tác văn thư, lưu trữ; công tác tuyển dụng, sử dụng và quản lý cán bộ công chức, viên chức nhà nước cấp phường, xã; các trang thông tin điện tử và một số đề tài nghiên cứu của giảng viên, sinh viên, học viên Học Viện Hành chính Quốc gia cơ sở thành phố Hồ Chí Minh, Khoa Lưu trữ học và Quản trị văn phòng Trường Đại học khoa học Xã hội và Nhân văn, Đại học Quốc gia Hà Nội. - Các báo cáo chuyên môn: Trong quá trình thực hiện đề tài, chúng tôi thường xuyên sử dụng các báo cáo chuyên đề, báo cáo tổng hợp, báo cáo định kỳ, báo cáo đột xuất liên quan tới công tác văn thư, lưu trữ do chính quyền địa phương các cấp của thành phố Hồ Chí Minh xây dựng và ban hành. (trình bày cụ thể trong Danh mục tài liệu tham khảo) 7. Phương pháp nghiên cứu: Để thực hiện các mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu đã đặt ra, chúng tôi đã sử dụng các phương pháp nghiên cứu cơ bản sau: Phương pháp luận về nhận thức khoa học Mác Lê nin: giúp chúng tôi có cách nhìn và nhận thức đúng đắn khi phân tích, lý giải các vấn đề về thực tiễn của công tác văn thư, lưu trữ phường, xã. Phương pháp điều tra xã hội học: trên cơ sở các phương pháp của điều tra xã hội học như phỏng vấn trực tiếp cán bộ phụ trách công tác văn thư lưu trữ tại chính quyền phường, xã và phát Phiếu khảo sát. Phương pháp khảo sát thực tế: Chúng tôi đã khảo sát trực tiếp tài liệu của nhiều phường, xã từ đó so sánh, đối chiếu để tổng hợp thông tin. Cụ thể, chúng tôi đã trực tiếp khảo sát tại các đơn vị dưới đây: + Quận Gò Vấp: UBND phường 16, phường 17 + Quận 1: phường 8, phường 9, phường 10 10 + Quận 4: phường 2, phường 10 + Quận 12: phường Tân Chánh Hiệp, phường Tân Thới Hiệp + Huyện Bình Chánh: xã Vĩnh Lộc A, xã Vĩnh Lộc + Huyện Củ Chi: xã Hòa Phú, xã Bình Mỹ + Huyện Hóc Môn: xã Trung An, xã Bà Điểm, xã Tân Hiệp, xã Nhị Bình Các phương pháp phân tích, tổng hợp và phương pháp so sánh cũng được chúng tôi thường xuyên sử dụng trong quá trình tiếp cận hệ thống văn bản quy phạm pháp luật của ngành cũng như khai thác số liệu thực tế từ chính quyền cấp phường, xã thành phố Hồ Chí Minh. Các phương pháp nêu trên đều được chúng tôi vận dụng trên cơ sở phương pháp luận của Chủ nghĩa Mác-Lênin và cách tiếp cận hệ thống. 8. Đóng góp mới của đề tài: Đề tài nếu được thực hiện tốt sẽ có những đóng góp sau: - Kết quả nghiên cứu của đề tài giúp Ủy ban nhân dân các phường, xã của thành phố Hồ Chí Minh ban hành hoặc đề xuất cơ quan cấp trên ban hành các quy định về tổ chức, quản lý, sử dụng và phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ phục vụ công tác quản lý, điều hành của UBND các phường, xã; - Phân tích, đánh giá thực trạng tổ chức, quản lý công tác lưu trữ tại UBND các phường, xã, đề xuất các giải pháp để hoàn thiện về tổ chức và quản lý công tác lưu trữ, phục vụ hoạt động quản lý của chính quyền phường, xã thành phố Hồ Chí Minh; - Cung cấp cơ sở lý luận và thực tiễn cho các cơ sở đào tạo văn thư, lưu trữ, hành chính văn phòng tham khảo nhằm cải tiến chương trình và phương pháp đào tạo, từng bước nâng cao chất lượng đào tạo theo hướng hiện đại, phù hợp với yêu cầu của xã hội về nguồn nhân lực văn thư, lưu trữ, hành chính văn phòng cho chính quyền cấp cơ sở. 9. Bố cục của đề tài: Chương 1.Tổ chức, hoạt động, thành phần, nội dung tài liệu của chính quyền phường, xã thành phố Hồ Chí Minh Chương 2. Thực tế tổ chức và quản lý tài liệu lưu trữ tại chính quyền phường, xã thành phố Hồ Chí Minh Chương 3. Giải pháp tổ chức, quản lý tài liệu lưu trữ nhằm phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ tại chính quyền phường, xã thành phố Hồ Chí Minh 11 Đây là đề tài nhận được sự quan tâm của chính quyền địa phương. Đề tài liên quan đến nhiều lĩnh vực chuyên môn và hoạt động quản lý nhà nước của chính quyền phường, xã ... Do vậy, trong quá trình tìm hiểu, nghiên cứu và thực hiện đề tài, tác giả gặp một số khó khăn do hạn chế bởi thời gian và năng lực nghiên cứu nên chắc chắn luận văn không tránh khỏi thiếu sót. Tác giả rất mong nhận được các ý kiến đóng góp của Thầy, Cô và các đồng môn, đồng nghiệp. Qua đây, tác giả xin chân thành cảm ơn PGS, Nhà giáo ưu tú Vương Đình Quyền, người đã định hướng nghiên cứu và động viên tác giả thực hiện đề tài này. Xin cảm ơn các thầy giáo, cô giáo Khoa Lưu trữ học và Quản trị văn phòng - Trường Đại học khoa học Xã hội và Nhân văn, Đại học Quốc gia Hà Nội đã nhiệt tình giúp đỡ và động viên tác giả hoàn thành luận văn này. Đặng Trọng Cường