Luận văn Quản lý nhà nước đối với công tác văn thư tại ủy ban nhân dân tỉnh Tây Ninh

bản đã đi vào nề nếp, thống nhất, thực hiện theo đúng quy định về thể thức ban hành văn bản. Đến khi Thông tư số 01/2011/TT-BNV của 57 Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính được ban hành thì việc soạn thảo và ban hành văn bản tại UBND tỉnh Tây Ninh ngày càng đảm bảo thực hiện nghiêm chỉnh và đúng về thể thức văn bản. Về nội dung văn bản, trong thời gian gần đây việc sử dụng ngôn ngữ trong văn bản đã có nhiều tiến bộ rõ rệt, văn phong văn bản được viết chuẩn mực hơn, văn bản được xác định tương đối chính xác về nội dung, tính chất mỗi loại văn bản. Văn phòng Đoàn ĐBQH, HĐND và UBND tỉnh là cơ quan tham mưu trực tiếp quy trình ban hành văn bản hành chính tại UBND tỉnh Tây Ninh. Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản được thực hiện nghiêm túc, văn bản sau khi phòng chuyên môn dự thảo xong được Văn phòng kiểm tra thể thức văn bản trước khi trình lãnh đạo UBND tỉnh ký duyệt. Những văn bản thuộc thẩm quyền ban hành của lãnh đạo UBND tỉnh đều do các cơ quan tham mưu dự thảo và được Văn phòng Đoàn ĐBQH, HĐND và UBND tỉnh thực hiện nghiêm ngặt việc kiểm tra thể thức, nội dung văn bản trước khi trình lãnh đạo UBND tỉnh ký duyệt. Đồng thời, Tây Ninh là một tỉnh giữ vị trí quan trọng đối với sự phát triển của vùng kinh tế trọng điểm phía Nam, là cửa ngõ giao thông quan trọng sang Campuchia và các nước ASEAN. Do vậy, số lượng văn bản hành chính được ban hành qua các năm là rất lớn. Tác giả xin khái quát qua bảng số liệu sau: Bảng 2.5. Tổng số văn bản hành chính được ban hành qua các năm tại UBND tỉnh Tây Ninh STT Năm Ban hành văn bản Văn bản giấy Văn bản điện tử 01 2016 25.671 3.882 02 2017 29.826 3.650 03 2018 21.756 21.886 04 2019 19.772 35.478 (Nguồn: Báo cáo công tác văn thư tại UBND tỉnh Tây Ninh qua các năm) 58 Qua bảng số liệu về tổng số văn bản hành chính được ban hành tại UBND tỉnh, tác giả xin khái quát thành biểu đồ sau: Hình 2.5. Biểu đồ nhận xét số lượng văn bản hành chính được ban hành qua các năm tại UBND tỉnh Tây Ninh 25,671 3,882 29,826 3,650 21,756 21,886 19,772 35,478 0 10,000 20,000 30,000 40,000 2016 2017 2018 2019 Văn bản giấy Văn bản điện tử Qua bảng số liệu cho thấy, số lượng văn bản hành chính được ban hành tại UBND tỉnh tăng dần qua các năm, đồng nghĩa với khối lượng công việc ngày càng tăng. Hình thành hai loại văn bản đó là văn bản giấy và văn bản điện tử. Những văn bản giấy được ban hành là văn bản của Đảng đoàn HĐND, Ban Cán sự đảng UBND tỉnh và phát hành văn bản giấy cho những cơ quan, tổ chức không có kết nối liên thông trên hệ thống quản lý tài liệu điện tử với Văn phòng Đoàn ĐBQH, HĐND và UBND tỉnh và đối với các loại văn bản về công tác cán bộ, các quyết định phê duyệt đầu tư, bản đồ,...Những văn bản điện tử được ban hành là những văn bản của Đoàn ĐBQH tỉnh, HĐND tỉnh, UBND tỉnh, Văn phòng Đoàn ĐBQH, HĐND và UBND tỉnh trừ các loại văn bản đã được ký giấy theo quy định. Qua Bảng 2.5 cho thấy, văn bản hành chính được ban hành tăng lên về số lượng qua các năm, song song với việc ban hành văn bản giấy, việc ban hành văn bản điện tử được tăng cường sử dụng tại UBND tỉnh, trong đó tập trung thực hiện gửi văn bản điện tử trong nội bộ cơ quan và phát hành đến các cơ quan, tổ chức của tỉnh trên cơ sở Quyết định số 59/2014/QĐ-UBND, đẩy nhanh được tiến độ xử lý văn bản, hạn chế tối thiểu tham mưu ký văn 59 bản giấy, trừ một số trường hợp Lãnh đạo Đoàn ĐBQH tỉnh, Thường trực HĐND tỉnh, Lãnh đạo UBND tỉnh, Lãnh đạo Văn phòng Đoàn ĐBQH, HĐND và UBND tỉnh không thể ký số văn bản và văn bản của Đảng đoàn HĐND tỉnh, Ban cán sự đảng UBND tỉnh, các loại văn bản về công tác cán bộ, các quyết định phê duyệt đầu tư, hồ sơ ra nước ngoài,đáp ứng được công tác chỉ đạo, điều hành tại UBND tỉnh. Mặt khác, qua kết quả nghiên cứu thực tế cho thấy văn bản hành chính được ban hành tại UBND tỉnh Tây Ninh còn một số sai sót trong khâu soạn thảo văn bản, lỗi thường gặp là lỗi về kỹ thuật trình bày văn bản, dẫn đến mất thời gian cho việc ban hành văn bản khác để thay thế, điều chỉnh nội dung văn bản đã ban hành sai sót trước đó. Qua thống kế từ năm 2016 đến năm 2017, số lượng văn bản hành chính được ban hành đảm bảo về thể thức, nội dung và kỹ thuật trình bày văn bản. Đến giai đoạn 2018-2019, xuất hiện hàng loạt văn bản sai sót về mặt về nội dung, chủ yếu tập trung ở những quyết định cá biệt của UBND tỉnh trên các lĩnh vực (Phụ lục 3). Nguyên nhân là do người được giao về công tác soạn thảo không nắm vững về lĩnh vực tham mưu và không được tập huấn về công tác soạn thảo, đồng thời khi soạn thảo văn bản một số chuyên viên tham mưu chưa kiểm tra, rà soát lỗi chính tả, thiếu từ, sai tên trong văn bản. Đồng thời, do số lượng văn bản hành chính được ban hành tại UBND tỉnh Tây Ninh tăng nhiều dẫn đến một số văn bản hành chính mặc dù đã được bộ phận phát hành kiểm tra chặt chẽ nhưng số lượng văn bản sai sót về mặt nội dung vẫn tồn tại. Mặt khác, theo quy định tại điểm 3, khoản 7, Điều 1 của Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08 tháng 02 năm 2010 của Chính phủ sửa đổi một số điều của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 04 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư quy định “văn bản phát hành nhưng có sai sót về nội dung, phải được sửa đổi, thay thế bằng văn bản có hình thức tương đương của cơ quan, tổ chức ban hành văn bản”. Tuy nhiên, tại UBND tỉnh Tây Ninh có một số văn bản đính chính dùng Công văn của Văn phòng Đoàn 60 ĐBQH, HĐND và UBND tỉnh để đính chính nội dung của Quyết định, Kế hoạch do Chủ tịch hoặc Phó Chủ tịch đã ký ban hành có sai sót về mặt nội dung. Ví dụ 1: Công văn số 788/VP-NC ngày 08 tháng 02 năm 2018 của Phó Chánh Văn phòng ký thay Chánh Văn phòng đính chính lỗi tại Kế hoạch số 130/KH-UBND ngày 15 tháng 01 năm 2018 về ban hành Kế hoạch quản lý công tác thi hành pháp luật xử lý vi phạm hành chính năm 2018 trên địa bàn tỉnh Tây Ninh của Phó Chủ tịch UBND tỉnh Tây Ninh (Phụ lục 3); Ví dụ 2: Công văn số 5089/VP-HCC ngày 22 tháng 8 năm 2019 của Phó Chánh Văn phòng ký thay Chánh Văn phòng đính chính lỗi tại Quyết định số 1764/QĐ-UBND ngày 15 tháng 8 năm 2019 về việc kiện toàn Ban Chỉ đạo và Tổ chuyên viên giúp việc Ban Chỉ đạo triển khai thực hiện Chương trình hành động thực hiện Nghị quyết Đại hội đại biểu Đảng bộ tỉnh lần thứ X “về cải cách hành chính giai đoạn 2016-2020” của Phó Chủ tịch UBND tỉnh Tây Ninh (Phụ lục 3). Thứ hai, soạn thảo và ban hành văn bản QPPL: thực hiện theo đúng Điều 28 Luật Ban hành văn bản QPPL và Nghị định 34/2016/NĐ-CP ngày 14 tháng 05 năm 2016 quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành Luật Ban hành văn bản QPPL, tuân thủ theo thẩm quyền, hình thức, trình tự, thủ tục, xây dựng và ban hành văn bản QPPL. Sau khi đề nghị xây dựng văn bản QPPL đã được UBND tỉnh xem xét, quyết định, việc soạn thảo, ký và ban hành quyết định của UBND tỉnh được thực hiện theo các bước sau: soạn thảo dự thảo quyết định; lấy ý kiến về dự thảo quyết định; thẩm định dự thảo quyết định; UBND xem xét, thông qua dự thảo; Chủ tịch UBND tỉnh ký ban hành; đăng công báo. Những văn bản QPPL được soạn thảo và ban hành chủ yếu trên các lĩnh vực: tư pháp, tài chính, tài nguyên môi trường, thanh tra, công thương, văn hóa thể thao và du lịch, nông nghiệp và phát triển nông thôn, xây dựng, lao động thương binh và xã hội, khoa học và công nghệ, kế hoạch đầu tư, an 61 ninh quốc phòng, giáo dục và đào tạo, thông tin và truyền thông, kinh tế tập thể, y tế, nội vụ, ngoại vụ, giao thông vận tải. Công tác xây dựng, ban hành văn bản QPPL đã có những chuyển biến tích cực và đi vào nền nếp, cơ bản đảm bảo đúng trình tự, thủ tục ban hành theo quy định Luật Ban hành VBQPPL năm 2015. Các dự thảo Quyết định của UBND tỉnh trước khi được xem xét thông qua đều thực hiện đúng quy định pháp luật về tuân thủ quy trình xây dựng pháp luật, đảm bảo đầy đủ hồ sơ, thủ tục có liên quan, đăng Cổng thông tin điện tử tỉnh và tổ chức lấy ý kiến bằng văn bản hoặc thông qua việc lấy ý kiến tại các cuộc họp thành viên UBND tỉnh đối với các dự thảo mang tính chất phức tạp. Trước khi được ban hành đều được Sở Tư pháp thẩm định, đảm bảo tính hợp hiến, hợp pháp và tính thống nhất của văn bản. Thể hiện qua sơ đồ sau: Hình 2.6. Sơ đồ quy trình soạn thảo và ban hành văn bản QPPL tại UBND tỉnh Tây Ninh Hàng năm, số lượng văn bản QPPL được ban hành đã góp phần tạo hành lang pháp lý, đảm bảo cho công tác chỉ đạo, điều hành trên tất cả các Đề nghị xây dựng văn bản QPPL Phân công cơ quan chủ trì soạn thảo Đăng tải, lấy ý kiến, tiếp thu ý kiến (cơ quan soạn thảo) Thẩm định (Sở Tư pháp) Chỉnh lý, hoàn thiện hồ sơ, trình UBND tỉnh Thảo luận, thông qua (UBND tỉnh) Ký ban hành (Chủ tịch UBND tỉnh) Đăng công báo 62 lĩnh vực của UBND tỉnh, cụ thể như sau: Bảng 2.7. Thống kê số lượng văn bản QPPL được ban hành tại UBND tỉnh Tây Ninh STT Năm Số lượng (văn bản) 01 2016 73 02 2017 49 03 2018 46 04 2019 61 (Nguồn: Trang Công báo tỉnh Tây Ninh) Bên cạnh những kết quả đạt được, qua nghiên cứu thực tế, tác giả nhận thấy việc soạn thảo và ban hành văn bản QPPL còn mắc một số sai sót chủ yếu trong kỹ thuật trình bày văn bản, đồng thời nội dung ban hành trái với quy định của pháp luật hiện hành, qua một thời gian dài thực hiện mới phát hiện những sai sót, cần phải đính chính điều đó làm giảm sút chất lượng của văn bản QPPL được ban hành. Thể hiện qua bảng tổng hợp sau: Bảng 2.8. Thống kê số lượng văn bản QPPL sai sót về nội dung tại UBND tỉnh Tây Ninh STT Năm Số lượng (văn bản) 01 2016 0 02 2017 04/49 03 2018 02/48 04 2019 01/61 (Nguồn: Báo cáo công tác kiểm tra, rà soát văn bản của Sở Tư pháp tỉnh Tây Ninh qua các năm) Phân tích Bảng 2.7 cho thấy công tác soạn thảo văn bản QPPL đã được chấn chỉnh qua các năm, những văn bản sai sót về mặt nội dung giảm dần. Cụ thể năm 2016 mặc dù số lượng văn bản QPPL được ban hành nhiều hơn các năm nhưng không để xảy ra sai sót. Đến năm 2017 văn bản sai sót 63 về nội dung chiếm 8.2%, năm 2018 chiếm 4,2%, năm 2019 chiếm 1.6%. Năm 2019 mặc dù chỉ có 01 văn bản QPPL sai sót tuy nhiên theo kết luận kiểm tra của Cục Kiểm tra văn bản QPPL đã chỉ ra văn bản QPPL này đã ban hành nội dung trái pháp luật và đề nghị UBND tỉnh khẩn trương xử lý những nội dung không phù hợp với quy định của pháp luật và khắc phục những hậu quả do văn bản này gây ra, đồng thời xem xét trách nhiệm của tập thể, cá nhân trong việc xây dựng, ban hành văn bản (Phụ lục 4). Nguyên nhân là do đội ngũ tham mưu còn thiếu và yếu về trình độ năng lực, nhận thức máy móc về công tác soạn thảo, chưa được tham gia các lớp tập huấn về nghiệp vụ soạn thảo và kỹ năng xử lý thông tin (kiểm tra nội dung dự thảo) phục vụ cho quá trình soạn thảo và những sai sót trong công tác soạn thảo xuất phát từ khâu kiểm tra văn bản trước khi chuyển ban hành chưa được coi trọng và đội ngũ cán bộ, công chức kiểm tra, xử lý văn bản còn thiếu, nhất là thiếu công chức có kiến thức, kinh nghiệm chuyên sâu về lĩnh vực tham mưu, chưa tương xứng với yêu cầu, nhiệm vụ được giao, mặt khác chưa có chế tài đủ mạnh và xác định trách nhiệm pháp lý của các cá nhân, phòng, ban quy định các quy định của pháp luật liên quan đến công tác ban hành văn bản nên chưa nâng cao trách nhiệm của các cá nhân trực tiếp soạn thảo và ký duyệt văn bản trước khi ban hành. 2.2.3.2. Quản lý văn bản UBND tỉnh Tây Ninh thực hiện việc quản lý văn bản theo Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 04 năm 2004 của Chính phủ quy định về công tác văn thư; Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08 tháng 02 năm 2010 của Chính phủ sửa đổi, bổi sung một số điều của Nghị định số 110/2004/NĐ- CP; Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 của Bộ Nội vụ hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan; Quyết định số 68/2013/QĐ-UBND ngày 25 tháng 12 năm 2013 của UBND tỉnh và Quyết định số 3638/QĐ-VP ngày 24 tháng 6 năm 2019 của Văn phòng Đoàn ĐBQH, HĐND và UBND tỉnh ban hành quy trình tiếp 64 nhận, giải quyết hồ sơ, xử lý văn bản đi và văn bản đến, bộ phận văn thư tại UBND tỉnh đã thực hiện tốt, tất cả văn bản đi, văn bản đến được quản lý tập trung tại bộ phận văn thư để làm thủ tục tiếp nhận, đăng ký, trừ những văn bản được đăng ký riêng theo quy định của pháp luật. Tại bộ phận văn thư của UBND tỉnh thực hiện song song hai phương pháp quản lý văn bản: theo phương pháp truyển thống và sử dụng phần mềm quản lý văn bản. Đồng thời, hiện nay Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05 tháng 03 năm 2020 về công tác văn thư đã thay thế Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 04 năm 2004 của Chính phủ quy định về công tác văn thư; Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08 tháng 02 năm 2010 của Chính phủ sửa đổi, bổi sung một số điều của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP và bãi bỏ một số văn bản có liên quan đến công tác văn thư. Tuy nhiên, do văn bản mới ban hành nên việc áp dụng thực hiện vẫn thực hiện theo Nghị định cũ, chưa thể đánh giá được hiệu quả thực hiện Nghị định mới ban hành. Thứ nhất, quản lý văn bản hành chính: được thực hiện bằng phương pháp truyền thống như lấy số văn bản bằng cách mở sổ văn bản đi, văn bản đến để thực hiện quản lý văn bản đi, văn bản đến. Với cách quản lý truyền thống thì công cụ duy nhất và gắn liền với người quản lý hay bất cứ công chức nào đều là bút, sổ sách để hàng ngày ghi chép thông tin của văn bản đi, văn bản đến tại UBND tỉnh. Ngoài ra, họ còn phải giải quyết văn bản đi, văn bản đến và chịu trách nhiệm xử lý, lưu trữ, bảo quản để khi cần đến có thể trình lên cấp trên một cách nhanh chóng và kịp thời. Tuy nhiên, việc quản lý này mất rất nhiều thời gian, với số lượng văn bản đi, đến nhiều như vậy khó có thể văn bản đi, đến ngày nào, giải quyết ngày đó được. Do vậy, công tác quản lý văn bản đi, văn bản đến theo cách truyền thống đã bộc lộ nhiều hạn chế do nhiều nguyên nhân khách quan và chủ quan chẳng hạn như: thiết bị kỹ thuật phục vụ công tác xử lý lưu trữ còn thô sơ và thủ công. Văn bản đi, văn bản đến chủ yếu được lưu trên các hồ sơ giấy theo một biểu mẫu chung. Văn bản đi, văn bản đến sau khi được xử lý thường được phân loại sắp xếp 65 theo các tệp hồ sơ tại các kệ tủ trong kho phục vụ cho việc tìm kiếm sau này. Và đây cũng là vấn đề bất cập khi cần tìm kiếm lại các loại văn bản đi, văn bản đến, thường mất thời gian và công sức để tìm. Chưa kể đến việc khối lượng văn bản đi, văn bản đến ngày càng tăng, diện tích lưu kho sẽ ngày càng quá tải, việc mất mát thất lạc công văn là rủi ro rất dễ xảy ra. Thứ hai, quản lý văn bản QPPL: cũng được thực hiện tương tự như văn bản hành chính, đảm bảo đúng trình tự, thủ tục theo đúng quy định của pháp luật về quản lý văn bản QPPL, đáp ứng yêu cầu tra cứu thông tin văn bản khi cần thiết, góp phần hỗ trợ mạnh mẽ, hiệu quả cho công tác chỉ đạo, điều hành tại UBND tỉnh Tây Ninh. Nắm bắt được những bất cập đó, hiện nay tại UBND tỉnh đã sử dụng hệ thống phần mềm eGov là phần mềm chuyên dụng để quản lý văn bản giúp UBND tỉnh quản lý theo một chuẩn nhất định, có thể phân loại văn bản đi, văn bản đến một cách hiệu quả. Trong các trường hợp máy tính hay phần cứng có vấn đề sự cố, kho dữ liệu vẫn được đảm bảo an toàn do đã được lưu trữ trong hệ quản trị cơ sỡ dữ liệu chuyên dụng. Ngoài ra phần mềm quản lý văn bản còn có thể lưu trữ một dung lượng lớn tài liệu, hỗ trợ cho việc quản lý văn bản hiệu quả, tiết kiệm thời gian, sức lực và chi phí văn phòng phẩm. Đặc biệt sử dụng phần mềm văn phòng điện tử, Lãnh đạo, nhà quản lý có thể duyệt văn bản, chỉ đạo công việc từ xa qua internet ngay trên các thiết bị di động thông minh, đáp ứng nhu cầu điều hành và xử lý công việc một cách linh hoạt, kịp thời, mọi lúc mọi nơi, đáp ứng yêu cầu cải cách hành chính trọng giai đoạn hiện nay, tiến tới xây dựng chính quyền điện tử hiện đại và hiệu quả. 2.2.3.3. Lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan Hoạt động lưu trữ cơ quan tại UBND tỉnh được thực hiện chủ yếu qua các nghiệp vụ sau: việc đăng ký tài liệu lưu trữ tại UBND tỉnh Tây Ninh được thực hiện hoàn thiện trên máy tính, hình thức đăng ký áp dụng cho cả 66 văn bản đi và văn bản đến. Tài liệu lưu trữ cơ quan được hình thành dưới hai dạng (tài liệu giấy và dạng tài liệu file scan). Tài liệu lưu trữ cơ quan được phân loại theo tên loại của tài liệu. Mỗi văn bản được đăng ký theo trình số thứ tự riêng, số thứ tự của mỗi loại văn bản được bắt đầu bằng số 01 vào ngày 01 tháng 01 đầu năm và kết thúc vào ngày 31 tháng 12 hàng năm. Tài liệu sau khi xử lý xong được phân loại theo tên loại, sau khi hoàn thành công tác phân loại, tài liệu lưu trữ cơ quan được bó lại và sắp xếp lên giá, việc lưu trữ cơ quan tại UBND tỉnh thông thường sẽ sử dụng sơ mi còng, hộp chuyên dụng để lưu trữ tài liệu cơ quan. Tài liệu điện tử được kiểm soát bằng danh mục đã được đăng ký trên phần mềm quản lý văn bản, thông qua danh mục đăng ký tài liệu giúp cho việc tìm kiếm và truy xuất tài liệu nhanh chóng và chính xác. Tuy nhiên, thực tế hiện nay tài liệu lưu trữ cơ quan bằng giấy chưa được kiểm soát bằng danh mục mà thay vào đó chỉ ghi chú vào sơ mi còng và hộp đựng hồ sơ, gây khó khăn cho việc sử dụng và truy tìm tài liệu phục vụ cho hoạt động quản lý tại UBND tỉnh Tây Ninh. Đồng thời, chất lượng hồ sơ, tài liệu nộp lưu vào lưu trữ cơ quan chưa đạt yêu cầu, việc giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan chưa triệt để và đúng thời gian quy định. 2.2.3.4. Quản lý và sử dụng con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật Tại UBND tỉnh đã thực hiện việc tốt việc quản lý con dấu và sử dụng con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật, Chánh Văn phòng giao cho bộ phận văn thư tại UBND tỉnh quản lý, sử dụng và bảo quản con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật. Đồng thời áp dụng việc đóng dấu và ký số vào văn bản khi đã có sự kiểm tra của Chánh Văn phòng, văn bản chỉ được đóng dấu khi có chữ ký nháy và ý kiến của Chánh Văn phòng. Văn thư cơ quan có trách nhiệm bảo quản an toàn, sử dụng con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật, chỉ giao con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật của cơ quan, tổ chức cho người khác khi được phép bằng văn bản của người có thẩm quyền. Việc bàn giao con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật của cơ quan, tổ chức phải được lập biên bản; phải trực tiếp đóng 67 dấu, ký số vào văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành và bản sao văn bản; chỉ được đóng dấu, ký số của cơ quan, tổ chức vào văn bản đã có chữ ký của người có thẩm quyền và bản sao văn bản do cơ quan, tổ chức trực tiếp thực hiện. Do đó, đã phát huy được giá trị của con dấu và thiết bị lưu khóa bí mật trong quá trình chỉ đạo, điều hành hoạt động của cơ quan, đồng thời giúp cho việc quản lý và sử dụng con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật an toàn tại UBND tỉnh theo đúng Nghị định số 99/2016/NĐ-CP ngày 01 tháng 7 năm 2016 của Chính phủ quy định về quản lý và sử dụng con dấu; Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05 tháng 03 năm 2020 của Chính phủ về công tác văn thư. 2.2.4. Đầu tư cơ sở vật chất, thiết bị và ứng dụng công nghệ thông tin phục vụ công tác văn thư Ứng dụng CNTT trong công tác văn thư để chuyển giao và quản lý văn bản là một yêu cầu tất yếu tiến tới xây dựng Chính phủ điện tử. Do đó, cơ sở vật chất là yếu tố hàng đầu mà UBND tỉnh Tây Ninh cần quan tâm để phục vụ có hiệu quả cho công tác văn thư như máy vi tính, máy in, máy scan, máy photocopy, bàn, ghế làm việc, bìa hồ sơ để lập hồ sơ công việc; bố trí phòng, kho để thu nộp hồ sơ, tài liệu từ các phòng chuyên môn khi đến hạn nộp hồ sơ, trang bị kệ đựng hồ sơ, tài liệu và các trang thiết bị để bảo quản hồ sơ, tài liệu như: hộp đựng hồ sơ, tài liệu, bình chữa cháy. Hiện nay, cơ sở vật chất của UBND tỉnh đã được đầu tư, trang bị đầy đủ, đặc biệt là các phương tiện phục vụ cho công tác văn thư như máy vi tính, máy in, máy quét (scanner), máy sao chụp (photocopy), máy fax,...Những trang thiết bị này đã phục vụ hiệu quả cho công tác văn thư, góp phần nâng cao hiệu suất làm việc của đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức, mặt khác những trang thiết bị này cũng được khai thác, sử dụng triệt để những tính năng vốn có của nó, khắc phục những hạn chế, tồn tại của giai đoạn thủ công trước đó, đưa công tác văn thư ngày càng đi vào ổn định và có nền nếp, cụ thể: 68 Bảng 2.9. Thống kê số lượng trang thiết bị dùng cho công tác văn thư tại UBND tỉnh Tây Ninh Năm Trang thiết bị dùng cho công tác văn thư Máy vi tính Máy in Máy quét (scanner) Máy sao chụp (photocopy) Máy fax 2016 04 03 03 02 01 2017 04 03 03 02 01 2018 08 07 04 02 02 2019 08 07 04 02 02 (Nguồn: Báo cáo công tác văn thư tại UBND tỉnh Tây Ninh qua các năm) Bên cạnh đó, UBND tỉnh Tây Ninh còn trang bị phần mềm quản lý văn bản đi, đến (phần mềm eGov) do đó, hầu hết các văn bản đi, văn bản đến (trừ văn bản mật và các văn bản khác theo quy định phải ký giấy) đều được phát hành liên thông trên phần mềm và triển khai thực hiện ký số để liên thông văn bản trên phần mềm eGov, phục vụ công tác khai thác, tra tìm hồ sơ, tài liệu nhanh chóng; đảm bảo việc trao đổi, cung cấp thông tin được dễ dàng; hồ sơ công việc được tập trung thống nhất theo quy trình; thuận lợi trong việc theo dõi chỉ đạo, điều hành của lãnh đạo phòng; văn bản có thể xử lý trên môi trường mạng (bằng điện thoại, Ipad, Laptop, máy vi tính), giúp giảm thời gian xử lý văn bản, giảm chi phí văn phòng phẩm. Ngoài ra, UBND tỉnh Tây Ninh đã áp dụng chứng thư số và chữ ký số trong hoạt động quản lý, điều hành, việc ứng dụng chữ ký số đã đem lại rất nhiều lợi ích như tiết kiệm chi phí, giấy tờ, thời gian luân chuyển trong hoạt động quản lý công văn, giấy tờ, thư điện tử. Hơn nữa với sự phát triển mạnh mẽ của công nghệ thông tin, chữ ký số giúp công tác văn thư của UBND tỉnh Tây Ninh giải quyết vấn đề toàn vẹn dữ liệu và là bằng chứng chống chối bỏ trách nhiệm trên nội dung đã ký, vừa đảm bảo độ an toàn, vừa tăng cường tính trách nhiệm trong quản lý, điều hành trên môi trường điện tử. Tuy nhiên, vẫn còn tình trạng lạm dụng văn bản giấy trong giải quyết 69 công việc (50% văn bản đi điện tử gửi kèm văn bản giấy), sao chụp và gửi văn bản tài liệu. Mặt khác, do Lãnh đạo UBND tỉnh lớn tuổi, nên việc thực hiện chữ ký số phải ủy quyền cho 01 chuyên viên thực hiện, dẫn đến tình trạng một người phải làm rất nhiều công việc, gây ảnh hưởng cho quá trình thực hiện nhiệm vụ được giao. Bên cạnh đó, mặc dù UBND tỉnh Tây Ninh đã trang bị phần mềm quản lý văn bản, trong đó có tính năng lập hồ sơ công việc, nhưng hiện tại cán bộ, công chức, viên chức chưa khai thác hết tính năng trên phần mềm mà chỉ sử dụng phần mềm để quản lý văn bản đi, đến; chưa thực hiện được việc lập hồ sơ điện tử trên phần mềm này. Mặt khác, hệ thống phần mềm quản lý văn bản và điều hành tuy được triển khai thực hiện đồng bộ nhưng chưa thực sự hiệu quả, một phần do phần mềm này thường bị lỗi hệ thống trong việc phân quyền sử dụng, đòi hỏi phải nâng cấp thường xuyên, để hạn chế những hạn chế trong quá trình vận hành. Ứng dụng CNTT trong công tác chỉ đạo, điều hành tại UBND tỉnh đã góp phần nâng cao hiệu lực, hiệu quả QLNN nói chung và giúp hoạt động quản lý công tác văn thư nói riêng có nhiều tiến bộ. Tuy nhiên, bên cạnh những kết quả đã đạt được, ứng dụng CNTT trong công tác văn thư còn một số khó khăn, hạn chế nhất định. Trình độ CNTT của cán bộ, công chức, viên chức còn ở mức khiêm tốn, chỉ quen với tư duy làm việc trong môi trường giấy tờ, nên phần lớn hồ sơ công việc và lưu trữ hồ sơ trên môi trường mạng không được lập. Hệ thống văn bản chỉ đạo, hướng dẫn về công tác này chưa đầy đủ, như chưa có văn bản hướng dẫn xây dựng phần mềm quản lý, tra tìm tài liệu, số hóa tài liệu lưu trữ nên đã ảnh hưởng không nhỏ đến công tác chỉ đạo, hướng dẫn ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động văn thư. 2.2.5. Đào tạo, bồi dưỡng, cán bộ, công chức, viên chức làm công tác văn thư Để quản lý hiệu quả công tác văn thư, bên cạnh việc ban hành các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn về công tác này, đầu tư cơ sở vật chất, trang thiết bị cần thiết thì yếu tố tác động trực tiếp đến hiệu quả quản lý là đội ngũ cán bộ, 70 công chức, viên chức làm công tác văn thư, đội ngũ này phải có năng lực, trình độ phù hợp, đáp ứng yêu cầu phát triển của xã hội phải đảm bảo được đào tạo, bồi dưỡng về chuyên môn, nghiệp vụ, kỹ năng giao tiếp, lý luận chính trị, tin học, ngoại ngữ và các kỹ năng khác cho phù hợp. Bảng 2.10. Thống kê số lượng công chức tại bộ phận văn thư của UBND tỉnh Tây Ninh được cử đi đào tạo, bồi dưỡng (Nguồn: Báo cáo công tác đào tạo, bồi dưỡng tại UBND tỉnh Tây Ninh qua các năm) Qua thống kê số liệu đào tạo, bồi dưỡng tại UBND tỉnh cho thấy, công tác đào tạo, bồi dưỡng đã được UBND tỉnh quan tâm, thực hiện. Tuy nhiên, công tác đào