Luận văn Cải tiến hệ thống quy trình, văn bản quản lý đào tạo theo iso 9001: 2008 tại trường cao đẳng nghề hàng hải thành phố Hồ Chí Minh

hợp chung về thực trạng giảng dạy tại nhà Trường, bên cạnh các giáo viên nhiệt tình, chủ động, trách nhiệm, thực hiện tốt nhiệm vụ đã đề ra thì vẫn có không ít các giáo viên còn thụ động, hay đi dạy trễ, cho lớp về sớm, kiểm tra đánh giá kết quả học tập mang nhiều tính hình thức. Nhà Trường luôn phải thực hiện những biện pháp mạnh như cảnh cáo, hạ bậc thi đua, trừ lương thì các giáo viên mới chú tâm làm việc, tuy nhiên, tính tự giác, trách nhiệm không cao. Một số Khoa cũng không quản lý triệt để giáo viên của bộ phận mình, hay cả nể, cho qua và kiểm tra hời hợt, hình thức. Chính vì chưa có sự phối hợp, nhất trí trong công tác quản lý mà thiếu đi sự đồng bộ trong từng khâu quản lý, khiến cho hoạt động quản lý không đạt hiệu quả”. 59 Thứ hai, đối với hoạt động thăm dò ý kiến về hiệu quả, mức độ hài lòng của người học đối với hoạt động dạy của các giáo viên trực tiếp dạy trên từng môn học, mô-đun ở nội dung, hình thức, phương pháp giảng dạy, việc tổ chức kiểm tra đánh giá trong quá trình học...: Hiện nay, hoạt động này chưa được tổ chức và ban hành thành quy định phải thực hiện trong nhà Trường. Các sinh viên sử dụng kênh phản hồi trực tiếp với nhà Trường về các vấn đề này trên trang diễn đàn, kênh thông tin nội bộ, mail nội bộ của nhà Trường, hoặc trực tiếp với Trưởng Phòng Đào tạo, Ban Giám hiệu. Chính vì thế, nhà Trường không khái quát được tình hình chung về hiệu quả giảng dạy, mức độ hài lòng của sinh viên với từng môn học, giáo viên mà họ được dạy. Điều này gây khó khăn trong công tác quản lý chất lượng dạy và học của nhà Trường. Như vậy, quản lý hoạt động dạy tại Trường diễn ra ở mức trung bình và có kết quả không tốt theo như thống kê xử lý. Nhà trường cần có những kế hoạch và biện pháp thay đổi, cải tiến phù hợp để công tác quản lý hoạt động dạy trở nên hiệu quả, có ích và mang lại giá trị. c. Về quản lý hoạt động học của sinh viên Kết quả xử lý trị trung bình cho thấy CBQL, CV đánh giá công tác quản lý hoạt động học của sinh viên được thực hiện ở mức thường xuyên trung bình (TB: 3.05 và các giáo viên cũng đồng ý với cùng mức đánh giá đó (TB: 3.08). (Bảng 2.12 và bảng 2.13 – phụ lục 2) Khi phân tích sâu hơn vào kết quả đánh giá của cán bộ quản lý, chuyên viên về mức độ thực hiện quản lý hoạt động học của sinh viên theo các nhóm thâm niên công tác, kết quả được thể hiện ở bảng 2.14 sau: Bảng 2.14 Kết quả thực hiện công tác quản lý hoạt động học TT Thâm niên công tác Trung bình Độ lệch chuẩn Xếp hạng 1 Từ 3 đến 5 năm 3.25 0.50 1 2 Từ 1 đến dưới 3 năm 2.86 1.06 2 3 Trên 5 năm 2.71 0.95 3 4 Dưới 1 năm 2.50 2.12 4 Kết quả ở bảng 2.14 cho thấy có sự khác biệt giữa các nhóm cán bộ quản lý, chuyên viên có thâm niên khác nhau khi đánh giá về mức độ thực hiện quản lý hoạt động học của sinh viên. CBQL, CV có thâm niên làm việc từ 3 đến 5 năm có sự khẳng định cao hơn các 60 nhóm còn lại. Trong tổng các nhóm thâm niên, cũng chỉ có nhóm này đánh giá kết quả thực hiện công việc ở mức trung bình với trị trung bình 3.25 và độ lệch chuẩn thấp (ĐLC: 0.50), còn lại các nhóm từ 1 đến 3 năm, trên 5 năm và dưới 1 năm đều đánh giá ở mức không tốt và có độ phân tán tương đối cao. Tuy nhiên, kết quả kiểm định T-Test (bảng 2.15 - phụ lục 2) cho thấy sự khác biệt không có ý nghĩa thống kê giữa nhóm thâm niên từ 3 đến 5 năm và nhóm trên 5 năm. Tóm lại, quản lý hoạt động học tại Trường đạt được trung bình về mức độ thường xuyên và được đánh giá là không tốt ở mức độ thực hiện. Các hoạt động này nhất thiết cần có những thay đổi sâu sắc về cách thức quản lý nhằm đưa việc quản lý đặt vào đúng vị trí của nó: quản lý mang lại chất lượng. 2.3.3. Quản lý kết quả đào tạo Quản lý kết quả đào tạo thể hiện rõ thông qua khâu quản lý điểm kiểm tra, thi tốt nghiệp và quản lý văn bằng chứng chỉ, quản lý cựu sinh viên, quản lý hồ sơ sinh viên. Qua phương pháp quan sát và phỏng vấn sâu, chúng tôi nhận thấy, Phòng Đào tạo_nơi tổ chức và thực hiện trực tiếp khâu quản lý này có sự phân công nhân sự rõ ràng để thực hiện công tác đó. Hiện tại, có hai chuyên viên chuyên quản lý điểm và một chuyên viên in ấn văn bằng chứng chỉ, một chuyên viên cấp phát văn bằng, chứng chỉ. Hai chuyên viên quản lý điểm của các Khoa thông qua phần mềm quản lý điểm EMIS. Vì tình hình thực tế chưa có quyết định chính thức tách và thành lập Phòng Khảo thí và Đảm bảo chất lượng ra khỏi Phòng Đào tạo, nên Phòng Đào tạo kiêm nhiệm luôn hai nhiệm vụ này. Các giáo vụ Khoa nộp bảng điểm chính kiểm tra kết thúc môn về đào tạo để kiểm dò và lưu trữ. Đối với quản lý kết quả thi tốt nghiệp, Phòng Đào tạo trực tiếp tổ chức thi và chấm thi, ra điểm, công bố điểm và kết quả tốt nghiệp, cấp phát bảng điểm và văn bằng, chứng chỉ. Vì kiêm nhiệm nhiều việc nên nhân sự ở Phòng Đào tạo tương đối đông (12 thành viên) và khá chồng chéo trong khâu thực hiện công việc. Tuy được phân việc rõ ràng nhưng các thành viên luôn hỗ trợ nhau để hoàn thành các phần việc diễn ra trong suốt năm học. Nhưng cũng vì lẻ đó, nhiều nhân sự vẫn còn ỷ lại tập thể, chậm chạp trong việc hoàn thành các khâu được giao, dẫn đến nhiều thành viên phải kiêm thêm nhiều việc và nhiều thành viên khác thì ít hỗ trợ. Qua khảo sát bằng phiếu điều tra, chúng tôi nhận được kết quả đánh giá của các CBQL, CV đánh giá như sau qua bảng 2.16 về kết quả quản lý đào tạo: Bảng 2.16 CBQL, CV đánh giá kết quả thực hiện quản lý hoạt động đào tạo 61 TT Nội dung TS TB ĐLC Xếp hạng 1 Quản lý kết quả học tập 20 3.00 .918 1 2 Quản lý xét công nhận tốt nghiệp, cấp bằng 19 3.05 .780 2 3 Quản lý hồ sơ, khen thưởng, kỷ luật 20 2.85 .813 3 4 Quản lý hồ sơ cựu sinh viên 20 2.70 .801 4 Khâu quản lý kết quả học tập và quản lý việc xét công nhận tốt nghiệp, cấp phát văn bằng chứng chỉ cho sinh viên đạt ở mức trung bình (với trị trung bình lần lượt là 3.0 và 3.05). Ở khâu quản lý hồ sơ, khen thưởng, kỷ luật, kết quả đánh giá nhận được qua xử lý thống kê ở mức 2.85, mức không tốt. Và công tác quản lý hồ sơ cựu sinh viên được xếp hạng ở vị trí thấp nhất trong các khâu quản lý kết quả học tập với trung bình 2.70. Thực tế điều tra bằng phỏng vấn sâu, nhà Trường chưa thực hiện khâu quản lý hồ sơ cựu sinh viên một cách hiệu quả, ngoài kết quả đào tạo tại Trường còn lưu trữ bằng văn bản giấy và trên phần mềm, các thông tin về việc làm của sinh viên sau ra trường, đánh giá hiệu quả làm việc, sự hài lòng về kết quả đào tạo của Trường từ chính sinh viên và nhà tuyển dụng là chưa có. Đây thực sự là khâu quan trọng còn bỏ trống của Trường để có thể tiến hành khái quát được một cách chính xác thực trạng đào tạo nhằm đưa ra các cải tiến phù hợp nhất để làm hài lòng và thu hút khách hàng: các người học kế tiếp, phụ huynh, nhà tuyển dụng... và mang lại sự phát triển vững mạnh, thương hiệu đào tạo chất lượng cho nhà Trường. 2.3.4. Quản lý các hoạt động phối hợp Như đã đề cập ở trên, quản lý các hoạt động phối hợp trong quản lý đào tạo là công việc quan trọng, cơ bản và xuyên suốt từ đầu vào, quá trình và đầu ra của công tác quản lý trường học, quản lý đào tạo. Thực hiện tốt công tác quản lý sự phối hợp là yếu tố quyết định sự thành công trong quản lý đào tạo. Nhờ tổng hợp, nắm bắt được thông tin kịp thời, chính xác và huy động được đúng đối tượng, nguồn lực để giải quyết vấn đề mà chúng ta sẽ tiết kiệm được rất nhiều tài lực vào khâu kiểm tra, giám sát, tập trung vào khâu phòng ngừa và cải tiến liên tục nhằm đạt được hiệu quả cao nhất trong quản lý đào tạo. 62 Thực tế kết quả điều tra cho thấy, hoạt động quản lý sự phối hợp được các CBQL, CV đánh giá ở mức chưa tốt (TB: 2.80) và GV cũng cùng ý kiến đánh giá nhưng với trị trung bình thấp hơn (TB: 2.57) tại bảng 2.17: Bảng 2.17 Kết quả thực hiện quản lý hoạt động phối hợp TT Kết quả thực hiện quản lý hoạt động phối hợp TS TB ĐLC 1 CBQL, chuyên viên 20 2.80 .768 2 Giáo viên 49 2.57 1.041 Để tìm hiểu sâu hơn về kết quả đánh giá này của CBQL, CV, chúng tôi thu được kết quả xử lý tỷ lệ % cho từng mức độ qua biểu đồ 2.2 sau: Biểu đồ 2.2 Mức độ thực hiện quản lý hoạt động phối hợp Trong tổng số cán bộ quản lý, chuyên viên tham gia khảo sát, chỉ có 10% các ý kiến cho rằng việc quản lý sự phối hợp tại nhà Trường diễn ra tốt, còn lại 70% đánh giá ở mức bình thường và 20% ý kiến còn lại đánh giá ở mức không tốt và hoàn toàn không tốt. Như vậy, qua tìm hiểu ý kiến đánh giá của cán bộ quản lý, chuyên viên và giáo viên về mức độ thường xuyên và kết quả thực hiện công tác quản lý sự phối hợp trong quản lý đào tạo cho một kết quả rất thấp: các đánh giá đều ở mức không tốt. Tuy nhiên, việc nhìn thẳng vào thực tế và đánh giá chân thực thực trạng hiện có là bước đầu tiên thuận lợi trong quá trình thực hiện cải tiến, thay đổi để trở nên tốt hơn. 63 2.4. Thực trạng hệ thống quy trình, văn bản quản lý đào tạo tại trường CĐN HH TPHCM giai đoạn 2007 - 2012 2.4.1. Thực trạng quy trình, văn bản tổ chức đào tạo Hệ thống quy trình quản lý đào tạo ở trường cao đẳng, đại học nói chung và ở trường cao đẳng nghề nói riêng xét theo quá trình bao gồm quản lý đầu vào, quản lý quá trình và quản lý đầu ra với các bộ phận chuyên trách. Trong thực tiễn tại Trường CĐN HH TPHCM, các hoạt động quản lý này được cụ thể hoá bằng các quy trình tương ứng, hợp thành một hệ thống 22 quy trình tổ chức và 8 quy trình quản lý giáo dục (bảng 1.3 và bảng 1.4 – chương 1). Trong tổng số 22 quy trình tổ chức đào tạo được liệt kê một cách khá chi tiết này, chúng tôi tổng hợp lại thành 7 quy trình tổ chức đào tạo lớn và cơ bản để phân tích và nghiên cứu. 2.4.1.1. Những quy trình tổ chức đào tạo đã được lập thành văn bản, phê duyệt và áp dụng thực hiện  Quy trình tuyển sinh;  Quy trình tổ chức thực tập, thực tế;  Quy trình tổ chức thi tốt nghiệp. Qua tìm hiểu thực tế cho thấy, các quy trình này được xây dựng trong thời gian gần đây: - Quy trình tuyển sinh: được viết và phê duyệt, đưa vào áp dụng năm 2007; được cải tiến, sửa đổi và phê duyệt lại vào tháng 4 năm 2013 (sơ đồ 2.1 – phụ lục 2). Ngoài sơ đồ hoá này, quy trình tuyển sinh còn được miêu tả chi tiết công việc phải làm qua từng bước và các biểu mẫu phải dùng kèm theo từng bước công việc đó. Hiện tại, quy trình này khá chi tiết, dễ hướng dẫn cho người mới cũng như dễ dàng trong các khâu thực hiện, quản lý. Tuy vậy, các biểu mẫu của quy trình tuyển sinh chưa được tập hợp thành một hệ thống các biểu mẫu sử dụng cho tuyển sinh một cách khoa học; quy trình chưa thể hiện được khâu tổ chức thực hiện kế hoạch tuyển sinh, phân lớp, bàn giao danh sách sinh viên cho các bộ phận liên quan, rà soát và tổng kết tuyển sinh. - Quy trình tổ chức thực tập, thực tế: quy trình này cho đến hiện tại vẫn còn nhiều bất cập bởi chưa có sự thống nhất ý kiến giữa phòng Đào tạo và các Khoa trong khâu 64 giao toàn quyền tự chủ cho Khoa về tổ chức và quản lý thực tập, thực tế. Do đó, quy trình này hiện đã được xây dựng nhưng chưa được phê duyệt áp dụng. (Sơ đồ 2.2 – phụ lục 2). - Quy trình tổ chức thi tốt nghiệp: quy trình này được tổng hợp và xây dựng năm 2010, được soát xét và điều chỉnh qua các năm 2011, 2012 vào trước mỗi kỳ thi tốt nghiệp. Quy trình này qua tìm hiểu thực tế hiện trạng các kỳ tổ chức thi tốt nghiệp các năm 2010, 2011, 2012 và phỏng vấn sâu các chuyên viên, giáo viên tham gia tổ chức thi tốt nghiệp cho thấy: các thầy cô đều đồng nhất với ý kiến quy trình đã thể hiện đầy đủ những phần việc phải làm, tuy nhiên, không có hướng dẫn và phân nhiệm cụ thể nên khi thực hiện chưa thống nhất, thiếu phối hợp giữa các bộ phận, phòng ban. Phòng Đào tạo khá ôm đồm nhiều việc và cứng nhắc trong khâu điều chỉnh, giao quyền chủ động thích hợp. Quy trình này cần được cải tiến bằng cách đưa ra hướng dẫn công việc cụ thể cho từng khâu, phân nhiệm, phân quyền, giao việc cho từng đối tượng (cá nhân, bộ phận cụ thể), tập hợp các biểu mẫu và lưu trữ có hệ thống theo các mã số ký hiệu thống nhất. (Sơ đồ 2.3 – phụ lục 2). Nhìn chung, các quy trình được xây dựng và phê duyệt, áp dụng thực hiện tại Trường có khá ít và vẫn đang gặp nhiều vướng mắc, chưa logic, chưa thể hiện được sự phân nhiệm và phối hợp hoạt động cao độ giữa các bộ phận. Nhà trường cần có những chỉ đạo và phân công soát xét, cải tiến lại các quy trình này nhằm phục vụ tốt hơn cho công tác tổ chức, quản lý đào tạo tại Trường. 2.4.1.2. Những quy trình tổ chức đào tạo chưa được lập thành văn bản, phê duyệt áp dụng  Quy trình lập tiến độ, thời khoá biểu;  Quy trình quản lý điểm;  Quy trình cấp phát văn bằng chứng chỉ;  Quy trình giải quyết vướng mắc, tư vấn, kết nối sinh viên. Thực tế tìm hiểu và khảo sát thực trạng tổ chức đào tạo đã nêu trên cho thấy, các phần việc này đều được thực hiện theo thói quen, người trước biết việc chỉ dạy trực tiếp người sau chưa biết, giải quyết sự vụ theo hướng phát sinh tới đâu khắc phục tới đó. Do vậy, nhà Trường cần sớm có những chỉ đạo để hoàn thiện hệ thống quy trình, văn bản quản lý nhằm phục vụ tốt công tác đào tạo, quản lý trường học. Từ đó, Trường sẽ có nhiều thời gian và tập trung được nhiều sức lực hơn trong việc tuyển sinh, nâng cao chất 65 lượng nhà trường, cạnh tranh với các đơn vị khác trong nước và xuất khẩu được nguồn nhân lực lành nghề sau đào tạo. 2.4.2. Thực trạng quy trình, văn bản quản lý đào tạo Với 8 quy trình về quản lý đào tạo như đã thống nhất ở phần lý luận, gồm: 1) QT kiểm soát tài liệu; 2) QT kiểm soát hồ sơ tổ chức đào tạo; 3) QT đánh giá trong (tự đánh giá); 4) QT khắc phục, phòng ngừa và cải tiến; 5) QT thanh tra giáo dục (kiểm tra hoạt động tổ chức đào tạo); 6) QT kiểm định chất lượng đào tạo; 7) QT quản lý sự phối hợp; 8) QT quản lý công tác đào tạo, bồi dưỡng nhân viên, giáo viên. Trong đó, chưa quy trình nào được viết thành văn bản và phê duyệt áp dụng. Các hoạt động quản lý đào tạo này đều được thực hiện theo thói quen. Đây là nhận định tổng quát qua kết quả khảo sát từ cán bộ quản lý, chuyên viên và giáo viên về thực trạng quy trình, văn bản quản lý đào tạo trong bảng 2.18 sau: Bảng 2.18 Nhận định về các quy trình quản lý đào tạo TT Nội dung Giáo viên (%) CBQL, CV (%) Chưa thực hiện Làm theo thói quen Đã được viết thành QT, VB và áp dụng Chưa thực hiện Làm theo thói quen Đã được viết thành QT, VB và áp dụng 1 QT kiểm soát tài liệu 20 68 12 10.5 78.9 10.5 2 QT kiểm soát hồ sơ tổ chức đào tạo 6 72 22 5.3 89.5 5.3 3 QT đánh giá trong 6.1 77.6 16.3 89.5 0 10.5 4 QT khắc phục, phòng ngừa và cải tiến 16.7 70.8 12.5 36.8 57.9 5.3 5 QT thanh tra giáo dục (kiểm tra hoạt động tổ chức đào tạo) 8.3 68.8 22.9 10.5 78.9 10.5 6 QT kiểm định chất lượng đào tạo 13 65.2 21.7 50.0 33.3 16.7 7 QT quản lý sự phối hợp 10.4 70.8 18.8 5.3 84.2 10.5 8 QT quản lý công tác đào tạo, bồi dưỡng nhân viên, giáo viên 16.7 66.7 16.7 5.3 73.7 21.1 66 Vì toàn bộ các công tác quản lý đào tạo đều được thực hiện theo thói quen với trên 60% các ý kiến cùng nhận định: nội dung 1, 2; nội dung 3: quy trình đánh giá trong cũng nhận được sự đánh giá tương tự với tỷ lệ % là 77.6% ở giáo viên và CBQL, CV thì cho rằng hoạt động này còn chưa được thực hiện, nếu có, chỉ là các báo cáo mang nặng tính hình thức, thủ tục về tự kiểm định theo quy định báo cáo của Tổng Cục Dạy nghề và Bộ LĐTB&XH (ý kiến của cô M3_quản lý phòng Đào tạo); nội dung 4 có đến 70.8% ý kiến của giáo viên và 58.9% ý kiến của CBQL, CV đồng thuận ở mức đang thực hiện theo thói quen; nội dung 6 với 50% ý kiến nhận định của cán bộ quản lý, chuyên viên là Trường vẫn chưa thực hiện hoạt động này theo quy trình nào, bên cạnh đó, các giáo viên cho rằng Trường đang thực hiện quy trình này theo thói quen với 65.2% ý kiến. Các nội dung 5, 7, 8 cũng có cùng chung mức nhận định. Như vậy, căn cứ vào bảng thống kê điều tra được cho thấy các quy trình quản lý đào tạo đều được thực hiện chủ yếu theo thói quen hoặc thậm chí là chưa được thực hiện. Nhằm tìm hiểu về kết quả thực hiện các hoạt động quản lý đào tạo này, chúng tôi thu được kết quả xử lý thống kê như sau qua biểu đồ 2.3: Biểu đồ 2.3 Kết quả thực hiện quy trình quản lý đào tạo Biểu đồ 2.3 cho thấy các ý kiến đánh giá đều ở mức chưa tốt đối với hầu hết các quy trình quản lý đào tạo khi được thực hiện theo thói quen với trị trung bình rất thấp, nằm trong khoảng 2.25 đến 3.13, đối với cả nam lẫn nữ cán bộ quản lý, chuyên viên tham gia khảo sát. Sự khác biệt về trị số trung bình ở cùng một nội dung đối với nam và nữ tham gia khảo sát mang tính ngẫu nhiên qua kiểm định mối liên hệ ANOVA-one way. (Bảng 2.19 – phụ lục 2) Nam Nữ 0 0,5 1 1,5 2 2,5 3 3,5 2,45 2,64 2,8 2,64 2,82 2,4 2,55 2,73 3,13 3,13 3 2,25 3 2,25 2,88 2,75 Nam Nữ 67 Tóm lại, các quy trình tổ chức và quản lý đào tạo tại Trường hầu hết đều được thực hiện theo thói quen; một số quy trình chưa thực hiện hoặc việc thực hiện chỉ mang tính chất báo cáo, thủ tục, hình thức. Điều này một lần nữa càng khẳng định sự cần thiết và vai trò của quản lý đào tạo theo hệ thống những quy trình cụ thể. Khi thực hiện công việc theo thói quen, chúng ta thường xuyên phải giải quyết những vướng mắc phát sinh vì không khái quát được tối đa các trường hợp sẽ xảy đến, cũng như không nắm rõ và thực hiện được hết các phần việc phải làm. Ngược lại, với các công việc được lập thành những quy trình cụ thể và chặt chẽ, người quản lý và người thực hiện quy trình đều kiểm soát được mọi vấn đề đang diễn ra một cách tối ưu và có những chỉ đạo, hướng đi chính xác, đạt hiệu suất cao. 2.5. Đánh giá chung về hệ thống quy trình, văn bản quản lý đào tạo tại trường CĐN HH TPHCM giai đoạn 2007 – 2012 theo ISO 9001: 2008 Từ những kết quả phân tích, nghiên cứu thực trạng tổ chức và quản lý đào tạo cũng như thực trạng hệ thống quy trình, văn bản tổ chức và quản lý đào tạo theo quá trình đã nêu trên; cùng với lý luận về cải tiến hệ thống quy trình, văn bản quản lý đào tạo theo ISO 9001: 2008 tại trường CĐN; chúng tôi trình bày đánh giá chung về hệ thống quy trình, văn bản quản lý đào tạo tại Trường theo ISO 9001: 2008 theo phân tích SWOT (điểm mạnh, điểm yếu, cơ hội, thách thức). 2.5.1. Điểm mạnh - Hệ thống văn bản nhà Trường hiện nay sau gần 40 năm hoạt động khá phong phú và đầy đủ: + Về hệ thống tài liệu chung của Trường, nhà Trường thực hiện việc quản lý văn bản đào tạo theo đúng quy định nhà nước ban hành, cập nhật theo thông tư số 07/2012/TT- BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 về việc hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan: nhân viên văn thư tại Phòng Tổ chức - Hành chính của Trường đảm trách công việc này. Qua tìm hiểu thực tế, tuy chưa viết thành quy trình, văn bản cụ thể, công việc này vẫn được thực hiện chỉn chu và rõ ràng, gọn gàng. Cô M4. cho biết, “công việc quản lý văn bản tại nhà Trường đã đi vào qui củ và được thực hiện trôi chảy, theo đúng quy định, áp dụng quản lý tài liệu của nhà Trường theo các biểu mẫu quy định của thông tư 07”. + Về hồ sơ tổ chức đào tạo: tất cả các văn bản, quy trình, biểu mẫu liên quan đến công tác tổ chức và quản lý đào tạo. Tại lĩnh vực công việc này, ở khâu tổ chức đào tạo, một 68 số phần việc đã được xây dựng quy trình, văn bản cụ thể: quy trình tuyển sinh, quy trình tổ chức thực tập thực tế, quy trình tổ chức thi tốt nghiệp. Các phần việc khác tuy chưa được quy trình và văn bản hoá, phê duyệt áp dụng nhưng cũng được tổ chức thực hiện và lưu tâm trong công tác quản lý. Nhà trường không bỏ qua những khâu tổ chức và quản lý đào tạo thiết yếu nào. Các văn bản, biểu mẫu hướng dẫn thực hiện cũng thường xuyên được yêu cầu bổ sung, chỉnh sửa thực hiện. Theo chuyên viên M2._Phòng Đào tạo, các văn bản, biểu mẫu cho cả năm về lập kế hoạch thi cử, hội giảng giáo viên dạy nghề giỏi, xét điều kiện dự thi... đều đã được xây dựng và lưu trữ bằng văn bản trên máy tính (file mềm), khi sử dụng chỉ cần lấy ra và điền vào cho phù hợp. Các hồ sơ về tổ chức tuyển sinh, tiến độ, quản lý kết quả học tập, tổ chức thực tập thực tế, tổ chức tốt nghiệp, cấp phát văn bằng chứng chỉ, giải quyết sự vụ sinh viên đều được các chuyên viên tự giác lưu trữ và sắp xếp. + Về khâu đánh giá trong, thanh tra giáo dục (kiểm tra hoạt động tổ chức đào tạo) và kiểm định chất lượng đào tạo được Ban Giám hiệu và Hội đồng Kiểm định, Ban Thanh tra đào tạo nhà Trường chính thức chỉ đạo tổ chức thực hiện và quản lý. Các công việc về quản lý chất lượng này chưa được lập thành quy trình cụ thể nhưng đã được đội ngũ cán bộ lãnh đạo, quản lý chú tâm và ưu tiên. + Về khâu quản lý sự phối hợp trong nội bộ các phòng ban cũng như giữa các phòng ban, bộ phận với nhau trong toàn trường được ban lãnh đạo hết sức lưu tâm và tìm cách giải quyết thực trạng đang tồn trọng trong những năm gần đây. Sự nỗ lực thay đổi và tích cực tìm kiếm giải pháp để thay đổi cũng chính là những ưu điểm lớn, làm cơ sở để có được những thay đổi tích cực. + Về quản lý công tác đào tạo, bồi dưỡng chuyên viên, giáo viên: những năm gần đây, nhiều giáo viên được tham dự tập huấn trong các dự án quốc tế tại Trường hoặc tại các nước tham gia đầu tư, hợp tác (Malaysia, Nhật bản...). Nhiều chuyên viên, giáo viên ưu tú cũng được đề cử tham gia các lớp bồi dưỡng ngắn ngày về đào tạo kỹ năng mềm cho sinh viên (Lần theo bước sinh viên 2011, 2012...), tham gia học các khoá về kiểm định chất lượng, quản lý dự án... Ngoài ra, ngay tại phòng làm việc, các chuyên viên thường xuyên được các Trưởng Phòng, Trưởng Khoa nhiệt tình chỉ dạy, hướng dẫn kỹ càng trước khi nhận các phần việc được phân công: làm như thế nào, liên hệ với những ai, cần những biểu mẫu nào... để nắm vững và triển khai thực hiện tốt các công việc ở vị trí của mình. Chuyên viên M5 cho biết: “Trưởng Phòng luôn rất nhiệt tình chỉ dạy các nhân viên của mình trước khi họ bắt đầu công việc, cô ấy sẽ nêu tên công việc, hỏi thăm ý kiến, hiểu biết của bạn về công 69 việc đó, đưa các quy chế liên quan cho bạn tham khảo trước, sau đó, cô ấy sẽ kiểm tra việc nắm bắt công việc của bạn, việc áp dụng quy chế vào thực tế như thế nào, rồi các phần việc phải làm là gì, cần những biểu mẫu nào... Khi bạn đã nắm bắt rõ ràng lý luận rồi, cô ấy mới giao việc cho bạn, chỉ bảo thêm một lần nữa. Trong quá trình làm việc, nếu lúng túng ở khâu nào, bạn có thể hỏi các chuyên viên khác hoặc hỏi trực tiếp để được giải đáp. Cũng vì vậy, tính nghiêm túc, nguyên tắc và cầu toàn trong công việc được cô đánh giá và yêu cầu rất cao”. + Về khâu quản lý việc khắc phục, phòng ngừa và cải tiến các hoạt động tổ chức, quản lý đào tạo đang diễn ra tại Trường: nhà trường khuyến khích xây dựng, hoàn thiện hệ thống biểu mẫu phục vụ công tác quản lý đào tạo. Các Trưởng Phòng rất linh động chỉ đạo và hướng dẫn nhân viên rà soát, chỉnh sửa các biểu mẫu đang dùng cho hoàn thiện hay xây dựng mới các biểu mẫu chưa có phục vụ cho công việc tổ chức và quản lý đào tạo của Trường. Qua điều tra thực tế cho thấy, các biểu mẫu như lập tiến độ đào tạo, phiếu chấm giáo án, đơn xin học lại, giấy vào lớp, phiếu đối chiếu điểm... đều được Phòng Đào tạo thường xuyên xem xét và điều chỉnh cho phù hợp. Các biểu mẫu được xây dựng từ một chuyên viên được giao và sẽ được lấy ý kiến đánh giá của các chuyên viên khác trong Phòng về nội dung và hình thức (đối với những chuyên viên phụ trách việc có liên quan), hoặc về hình thức (đối với các chuyên viên khác). Sau đó chuyên viên được giao xây dựng sẽ cân nhắc, trao đổi lại với Trưởng Phòng lần cuối và điều chỉnh cho hoàn tất. Biểu mẫu đã xây dựng xong được trình nhà Trường phê duyệt và chính thức ban hành, áp dụng. Tóm lại, các văn bản hành chính nhà Trường được tổ chức thực hiện và quản lý khá tốt, đúng theo quy định. Một số quy trình đã được viết thành văn bản, được phê duyệt áp dụng. Đồng thời, Trường có phong phú các văn bản, biểu mẫu phục vụ công tác tổ chức và quản lý đào tạo. Nhà trường cũng rất quan tâm tới hoạt động tổ chức, quản lý, đổi mới và nâng cao chất lượng đào tạo qua các hình thức khuyến khích cải tiến, giao quyền tự chủ, đẩy mạnh hợp tác, linh động trong tổ chức và quản lý đào tạo. - Các cán bộ quản lý, chuyên viên, giáo viên có nhận thức rõ ràng, đúng đắn về mức độ ảnh hưởng của một số yếu tố cơ bản đến chất lượng hệ thống quy trình, văn bản quản lý đào tạo (bảng 2.20 – phụ lục 2): + Những đối tượng tham gia khảo sát đều nhất trí các yếu tố công tác chỉ đạo về cải tiến hệ thống quy trình, văn bản quản lý đào tạo; sự quan tâm của đội ngũ cán bộ quản lý; việc triển khai hệ thống văn bản pháp quy của Nhà nước; việc phân cấp quản lý đào tạo, 70 sự quan tâm của chuyên viên có ảnh hưởng lớn đến chất lượng hệ thống quy trình, văn bản quản lý đào tạo với tỷ lệ đồng thuận trên 90%. Mỗi yếu tố có những tỷ lệ phần trăm dao động khác nhau tùy mức đánh giá ảnh hưởng nặng nh